La técnica del valor ganado nos permitirá ofrecer información sintética de una obra en relación con el grado de avance y de ejecución del presupuesto en un momento determinado.
Antes de entrar de lleno en la explicación del valor ganado, he tratado generar inquietudes que os empujen a mejorar las prácticas convencionales de control del plazo y del avance de las obras.
Con la primera parte espero haberos convencido de las importantes limitaciones que tiene un cronograma cuando se apoya exclusivamente en la estructura del presupuesto, y de que la alternativa es la definición de la EDT de la obra.
En la segunda he puesto énfasis en la definición de las actividades, en su nombre, alcance y en el modo en el que se vinculan. Esto nos garantizará una adecuada representación conceptual de la obra orientada a su control, y el comportamiento dinámico y coherente en las sucesivas actualizaciones. Finalizamos hablando sobre la línea base y de su empleo como referencia para comparar la situación de la obra con las previsiones iniciales.
Una vez aclarados los conceptos necesarios, esta última parte la dedicaremos explicar el método del valor ganado.
Por cierto, la fotografía de la portada es totalmente inapropiada: ¡el valor ganado no tiene nada que ver con la bolsa, ni con los beneficios de la obra!
GESTIÓN DE LAS HOLGURAS: LINEA BASE DE AVANCE Y DE CERTIFICACIONES
Linea base de avance
Cuando vinculamos las tareas tenemos que tomar decisiones sobre las restricciones que empleamos. Por ejemplo, optar porque cada tarea sucesora empiece “lo antes posible” o “lo más tarde posible”.
En la Figura 1 se representa el cronograma esquemático de una obra de edificación en el que se empleó la restricción “lo antes posible” para todas las tareas (esta restricción es la más habitual y la más aconsejable).
Además, hemos creado la línea base de este cronograma, que se representa con barras grises situadas debajo de las tareas correspondientes (en azul o en rojo, cuando son críticas). Al no haberse iniciado la obra, la línea base coincide con las tareas.
Fijaros que hay dos tareas, la “Albañilería planta 1” y las “Instalaciones planta 1”, que no están en el camino crítico. Ambas tienen holguras (38 y 58 días respectivamente), lo que significa que se pueden retrasar hasta esos días sin afectar la plazo final de la obra.
La Figura 2 representa la distribución de costes a lo largo del tiempo de acuerdo con esta planificación inicial. A esta distribución la denominamos “línea base de avance”, y contra ella compararemos la situación de la obra. Por lo tanto, el avance en una fecha dada lo comparamos con la situación planificada más optimista.
Línea base de inversiones
Las tareas que no están en el camino crítico pueden retrasarse con el límite de sus holguras sin afectar al plazo final. Si lo hacemos, podemos ver el resultado en la Figura 3. La obra mantiene la fecha final, pero han desaparecido las holguras.
Fijaros en que ahora todas las tareas son críticas (representadas en color rojo) y, por lo tanto, que todas las holguras son de 0 días. Para obtenerla hemos cambiado la restricción de las dos tareas con holgura a “comenzar lo más tarde posible”.
Si representamos la nueva distribución de costes en el tiempo, obtenemos la línea azul de la figura 4, que se representa junto con la línea base de avance. A la distribución de costes así obtenida la denominamos “línea base de inversiones” ya que se aproxima mejor a la previsión realista de las certificaciones.
A partir de este ejemplo sencillo se comprende con claridad que es posible ejecutar menos obra que la prevista en la línea base de avance y seguir cumpliendo el plazo. Eso sí, incrementando los riesgos de no cumplirlo, pero esa es otra cuestión.
Es posible generar líneas base intermedias si reducimos las holguras fijando las fechas de inicio de las actividades mediante la restricción “no comenzar antes de”, por ejemplo.
LA CERTIFICACIÓN DE OBRA, UN MAL INDICADOR DEL AVANCE
Análisis vertical del presupuesto
Me propongo ahora destrozar el mito de que los importes de las certificaciones son suficientes para determinar si una obra avanza bien, mal o regular.
Supongamos que ha llegado el mes de diciembre de 2022 y que la certificación de la obra de nuestro ejemplo asciende a 170.000 €. ¿Qué cabe interpretar? ¿…y si nos hemos quedado en 75.000 €?
En un análisis apresurado, diríamos que en el primer caso la obra marcha muy bien, incluso por encima de la previsión más optimista (152.167 €, en línea base de avance); en el segundo, que va retrasada, y por debajo de la previsión pesimista (86.167 €, en línea base de inversiones).
Yo os propongo una interpretación alternativa. En el primer caso, pudiera ser que en ese mes se hubiera abonado un anticipo por acopios de materiales de 30.000 €, y que se sumó al importe de la obra ejecutada, que tenía un valor de 140.000 € (en el medio de ambas líneas base). Como se reconoció la obra en su totalidad, la certificación sumó los 170.000 €.
El otro caso pudiera corresponder al mismo importe de obra ejecutada, 140.000 €. Pero pensad en la posibilidad de que una parte, valorada en 65.000 €, no se hubiera reconocido en la certificación por estar pendiente de unas pruebas. De ahí que la certificación solo llegase a los 75.000 €, aunque la obra siguió avanzando como en el primer caso.
¡El avance de la obra es el mismo en los dos casos, así que hubiéramos errado ambos diagnósticos!
Este es un ejemplo de interpretación equívoca del grado de avance de una obra a partir exclusivamente de la certificación mensual. En definitiva, si solo vemos el eje vertical de la gráfica de costes.
La visión horizontal hacia el fin de la obra
Para determinar la situación real de una obra tenemos que extrapolar las duraciones y los costes de los trabajos pendientes. La curva así obtenida la denominamos “coste actualizado” porque es el resultado del proceso de actualizar el cronograma. El cronograma actualizado refleja los valores reales en un momento dado para las actividades finalizadas o en marcha, y los previstos hasta el final de la obra, para las restantes.
En la figura 5 vemos el resultado de una actualización realizada a finales de diciembre de 2022. El final de la obra está retrasado 31 días (variación de fin con referencia a la línea base de avance) y el importe subió hasta los 347.000 € (ver los dos campos del cronograma).
En la figura 6 se representa la distribución del coste actualizado hasta el final de la obra junto con las dos líneas base. Se constata que la obra aumentó el coste y que va retrasada. Si nos fijamos en el mes de diciembre de 2022 (fecha de estado) se observa que la previsión de obra está por debajo de ambas líneas, por lo que el grado de avance es inferior al previsto, incluso respecto a la línea base de inversiones.
Ahora bien, aunque estamos analizando la obra en diciembre de 2022, los costes actuales representados son los obtenidos con la medición real a esa fecha, con los precios aprobados hasta ese momento, y las mediciones futuras restantes.
¿Podemos afirmar algo más o cuantificar este grado de avance y de ejecución de la obra? Pues claro que sí. De eso va el método del valor ganado que desarrollamos en el siguiente apartado.
EL MÉTODO DEL VALOR GANADO
En el ejemplo anterior hemos visto como la clave para interpretar la situación real de la obra era el importe presupuestado del trabajo realizado. Esto es, ni más ni menos, a lo que se llama “valor ganado” (Earned Value, EV, en inglés). En la figura 7 reproducimos las tres curvas anteriores y le añadimos una más: la de valor ganado (línea negra a trazos).
Advierto a los PMP (Project Management Professional) que he realizado una adaptación del método que se propone en el PMBOK, puesto que propongo emplear dos líneas base, tal y como he comentado. También la gestión de costes se simplifica ya que no se incorporan recursos a las actividades, solo el coste total actualizado.
En la propuesta simplificada del método se obtiene el valor ganado como una curva homotética del coste actualizado, hasta igualar el costo planificado con el de las líneas base.
Hemos marcado el mes de marzo de 2023 como fecha de estado, para explicar el análisis propuesto.
En ese momento, el coste real de la obra, 254.952 €, es superior al planificado en las dos líneas base, 220.000 €. Sin embargo, el valor ganado,188.826 €, es inferior al planificado: la obra no va bien. (No olvidaros que el coste real de la obra puede diferir del certificado: es el coste del trabajo realizado)
El análisis a final de obra es inmediato: un incremento de coste de 90.000 € y un incremento de plazo de 31 días.
Para completar la descripción podemos decir que el grado de avance en marzo de 2023, medido contra el valor de la línea base de avance (en rojo), es del 85 % (188.826/220.000). En este caso coincide con el de el grado de inversión, que se obtiene contra la línea base de inversiones (azul). Por último, el retraso de avance equivalente es de dos meses.
Espero que con este sencillo ejemplo os haya abierto las puertas a un uso muy interesante del cronograma, que aporta unos indicadores muy expresivos de la situación de la obra. Podéis profundizar este método en el PMBOK o, por ejemplo, en este video muy didáctico.
