Emplear BIM en una obra consiste en aplicar la ISO 19650 a la gestión de toda la información que se necesitará desde que se inicia la licitación hasta que se liquide la obra. Para ello, para emplear BIM, debemos hacernos dos preguntas importantes: qué información gestionamos y cómo la gestionamos.
Identificar la información de gestión exige mejorar la gestión convencional de las obras
Estas cuestiones interpelan de diferente modo al promotor y al contratista. El primero es quien debe comenzar el proceso respondiendo al qué: qué información necesita, con qué propósito y, en consecuencia, con qué formatos y estructura de datos. El segundo, el contratista, estará más implicado en el cómo, en el uso de las herramientas para su producción y gestión.
El orden metodológico expuesto (primero, definir lo que hay que gestionar y luego, el cómo se gestiona) obliga al promotor, a través de la dirección de obra, a conocer de antemano y a clasificar toda la información que va a emplear o a producir a lo largo de la obra. Este esfuerzo es el mismo para una gestión ordenada y sistemática de la obra, empleemos modelos digitales o no. La gestión BIM empleando modelos digitales solo exigiría añadir unos pocos documentos al registro.
La planificación formal de la gestión de las obras es una carencia endémica del sector de la construcción en España y afecta tanto a la parte de dirección de obra como a las partes contratadas. En consecuencia, la planificación de la información es un área de trabajo poco conocida. Su tránsito supone a la dirección de obra un viaje que no puede realizarse exclusivamente con la intuición técnica.
En esta entrada se propone una vía sistemática para abordarlo hasta un punto que permita la digitalización, o lo que es lo mismo, el empleo de BIM en la obra.
Enfoque convencional: la definición del árbol de directorios
Definir un árbol de directorios es la primera opción que se plantea una organización que quiere poner orden en la gestión de los documentos que empleará en sus obras. Este enfoque se limita a trasladar el modo de trabajo analógico al mundo digital: en lugar de archivadores y cajones empleamos carpetas y subcarpetas de directorios.
Cuando se asume este enfoque, los diferentes tipos de directorios, su orden, su nombre y su subdivisión obedecen a criterios muy personales que, aun teniendo cierta coherencia, pueden no ser evidentes para los restantes miembros del equipo de proyecto. Esta sensación se agrava cuando se emplean carpetas comodín como “Varios”, “Otros documentos”, etc.
Con este planteamiento, la búsqueda de la información suele resultar muy frustrante salvo para los documentos de uso más frecuente. Este esquema obliga a buscar y rebuscar en los diferentes directorios, muchos de ellos vacíos, y genera una pérdida de confianza en el sistema.
Además definir el árbol de directorios, es necesario identificar los documentos y planificar la denominación de los archivos. Es una labor ardua sobre todo si queremos anticipar toda la información que necesitaremos. La alternativa es ir dando de alta los tipos de información a medida que se nos ocurran o se presenten, pero esto introducirá errores e inconsistencias porque se realizan en momentos diferentes.
Para que este sistema de naturaleza intuitiva funcione es fundamental que todo el equipo de gestión conozca la organización de documentos y, sobre todo, que la aplique correctamente. En caso contrario, la búsqueda de documentos mal archivados genera trabajo, inseguridad y desconfianza.
Aun solventando los anteriores inconvenientes, el sistema de directorios y archivos mantendrá importantes carencias. Entre ellas podemos resaltar el desorden dentro de los directorios, donde pueden llegar a convivir archivos editables con pdf, documentación auxiliar, versiones diferentes, etc. Pero quizá la más importante es la dificultad para determinar cuál es el documento válido en cada momento.
Los procesos de gestión como guía para la planificación de la documentación
Disponer de un mapa de procesos de gestión es la alternativa más sensata y estándar frente al sistema descrito en el anterior apartado, que se corresponde con una gestión de tipo reactivo, muy común en el sector de la construcción y, especialmente, en las organizaciones y equipos que dirigen obras.
Aclaremos primero que un proceso es un conjunto de actividades relacionadas entre sí que transforman entradas en salidas, que pueden ser un resultado final o las entradas de otros procesos. La información y los documentos son las entradas y las salidas de los procesos. No debemos olvidar que la definición de un proceso no exige tener procedimientos para cumplimentarlos. Esto permite definir el sistema de dirección de obras completo con mucha eficiencia.
Los sistemas estándar de dirección de proyectos proponen una organización de procesos con doble entrada: los grupos de procesos y las áreas de conocimiento. Los grupos de procesos son: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre; las áreas de conocimiento tienen que ver con las disciplinas de gestión: alcance, coste, plazo, calidad, seguridad y salud, etc.
Este sistema de clasificación de procesos implica ya una mejora importante en la definición de los documentos necesarios y su organización, aunque sean sobre la base de directorios.
El mapa de procesos es una pieza fundamental en la gestión de la información
Un mapa de procesos completo es el que cubre todas los grupos de actividades asociadas a la totalidad de los resultados que se necesitan en la gestión de la obra. En general se definen a nivel de organización y se aplican a cada tipo de obra mediante su adaptación.
Si disponemos de un mapa de procesos, estamos en condiciones de mejorar la organización intuitiva descrita antes. En primer lugar, por que el árbol de directorios puede establecerse como un reflejo de la organización de los grupos de procesos y de las áreas de conocimiento o disciplinas. En segundo lugar, por que resulta fácil establecer criterios para determinar qué documentos se guardan en los directorios así definidos. Por ejemplo, en función del proceso en el que sean producidos.
Por último, la definición previa de los procesos nos ayuda a determinar toda la información o documentos que vamos a necesitar y nos interpelará sobre si tenemos el proceso asociado a su producción.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo parcial de un árbol de directorios organizado sobre la base de disponer de un mapa de procesos de gestión.
La organización de archivos empleando la estructura de procesos de dirección de obras resuelve algunos de los problemas anteriores. Sin embargo, el empleo directorios a modo de repositorios mantiene las dificultades de gestión: localizamos mejor los documentos, pero una mala ubicación complica la búsqueda. Además, persisten las dudas para encontrar los documentos aprobados vigentes.
El empleo de metadatos y estatus: un paso necesario para la digitalización
Disponer de un mapa de procesos es un gran paso. Ahora bien, es necesario cambiar el paradigma de gestión de la información hacia el uso de bases de datos estructuradas y hacia el empleo de los programas de gestión documental.
Aunque inicialmente pueda resultar más visual, replicar el sistema de directorios tradicional resta posibilidades de gestión; por el contrario, estas se multiplican si los diferentes documentos se interpretan como registros de una base de datos, tal y como se muestra en la figura 3.
Esta disposición permite añadir los metadatos necesarios desde una simple hoja Excel. A partir de algunos de los metadatos es posible generar un identificador único de cada documento en el registro de configuración. También se pueden asignar cualquier otro metadato, como puede ser el tipo de flujo que empleará y, por qué no, el directorio y subdirectorio en el que se guardarán.
Cuando disponemos de una base de datos completa de la información ya estamos en condiciones de dar el salto definitivo hacia la digitalización, que es tanto como decir, hacia el empleo de BIM. Solo falta incorporar a nuestro sistema de trabajo el empleo de un gestor documental con flujos de trabajo para asignar los estatus. Esto es lo mismo que incorporar un entorno común de datos (CDE), una pieza fundamental en BIM.
Conclusiones
Para emplear BIM en una obra debemos responder a dos preguntas importantes: qué información necesitamos y cómo la gestionamos. Le corresponde a la organización contratante, a la dirección de obra, responder a la primera, que es la más importante.
Definir un árbol de directorios es la respuesta más común, pero se limita a trasladar el modo de trabajo analógico al mundo digital. Es un método intuitivo, poco eficaz y no responde a ningún estándar que facilite la digitalización de la gestión.
Disponer de un mapa de procesos de gestión es la alternativa más sensata. Permite la estandarización de la gestión, facilita la organización lógica de los directorios y completar el listado de documentos necesarios.
Cuando se cuenta con un mapa completo de procesos, es relativamente sencillo generar una base de datos para los documentos y asignar los metadatos necesarios para el empleo de gestores documentales y de flujos de aprobación. En definitiva, facilita el empleo de BIM.
