Espero que os haya convencido con el post anterior de que para desarrollar un cronograma útil es fundamental partir de una Estructura del Desglose de los Trabajos(EDT).
Y es que la EDT, por ser una estructura jerárquica de “lo que vamos a hacer”, tiene una correspondencia directa con la organización del cronograma: las componentes de más alto nivel serán candidatas a tareas resumen y las inferiores, a convertirse en tareas, la base del cronograma.
En esta segunda parte de la entrada sobre el valor ganado, comenzaremos hablando sobre lo que representan las tareas en el modelo de cronograma y cómo las debemos vincular.
Por último, definiremos qué es una línea base y cómo se emplea para controlar el avance y las desviaciones de la obra utilizando como trazador el presupuesto distribuido en las tareas.
EL VERDADERO SIGNIFICADO DE LAS TAREAS
En un cronograma bien planteado, las tareas son los únicos elementos a los que asignamos atributos y son también los únicos que se vinculan entre si. Las tareas resumen, por el contrario, sólo deben ser el reflejo de las fechas, duraciones, costes y otros atributos de las tareas del nivel que se sintetizan en ellas.
Las tareas pueden ser una componente de la EDT o varias actividades que la desarrollen. Además, por lo que ya sabéis del post anterior, solo en casos excepcionales las tareas coincidirán con unidades de obra del presupuesto.
Es interesante que las tareas propuestas representen una parte de la obra cuya ejecución no dure mucho más de un mes. Igualmente es recomendable que no precisen pocos días para completarlas, salvo que se trate de elementos o tajos singulares que necesiten un control de avance específico.
El nombre y la duración de una tarea son importantes, pero también lo es conocer su alcance y, sobre todo, que su definición permita establecer con claridad cuando comienza y finaliza. Cuando no se deduzca fácilmente (algo muy frecuente), lo debemos dejar anotado en un campo tipo texto de Project.
EL ARTE DE DEFINIR Y VINCULAR TAREAS
Definición de tareas
Con el tipo de tareas que os propongo, la planificación y control de la obra tiene una resolución temporal mensual. ¡Olvidaros de mirar para vuestro Project para saber lo que tenéis que hacer un determinado día de la semana! Para ese detalle debemos planificar con métodos de gestión de tipo Ágil.
Creedme si os digo que esta resolución temporal no es una limitación importante y, por el contrario, facilita mucho la gestión del cronograma.
Otra cuestión relevante, estrechamente relacionada con lo anterior, es que las tareas las utilizaremos principalmente para prever y controlar el avance de la obra. Desde esta perspectiva, importa establecer cómo una tarea condiciona el comienzo de sus sucesoras, cómo las empuja. Esto es más relevante que saber exactamente cuando comienza.
Veamos un ejemplo. Supongamos que tenemos que construir una serie de estaciones de bombeo cuyas instalaciones electromecánicas tienen una parte que solo se puede completar cuando termine la obra civil.
La primera opción (Figura 1) nos informa de que los equipos electromecánicos se pueden instalar a partir de las dos semanas del comienzo de la obra civil. Es una representación muy aparente, pero no hay ninguna referencia para su seguimiento. No aporta información útil.
En la segunda opción (Figura 2) sólo se planifica la parte de la instalación de equipos que depende de la finalización completa de la obra civil. No tenemos información anterior a su comienzo, pero sí la necesaria para controlar el avance. Parece menos completa que la anterior, pero es más adecuada para seguir el avance.
Si fueran relevantes los trabajos de las instalaciones electromecánicas que se pueden ejecutar antes de finalizar la obra civil, deberíamos determinar qué parte de la obra civil condiciona su inicio.
De ese modo tendríamos el cronograma de la Figura 3, que aporta mucha más información, por ejemplo, la holgura entre el fin de la Parte A y el comienzo de la Parte B de los equipos electromecánicos.
Vinculación entre tareas
Hay varias opciones de vínculos entre tareas. La más común, y también la más recomendable, es la denominada “Fin – Comienzo”. Obviamente significa que la tarea sucesora no puede comenzar hasta que finalice la predecesora. Otras opciones son las de “Fin – Fin”, y “Comienzo – Comienzo”.
Cualquiera de las opciones anteriores se puede complicar empleando posposiciones o las preposiciones, que provocan un hueco o un solape entre las tareas, respectivamente. En la figura 4 se representan los tres tipos de vínculos.
Pues bueno, tengo una recomendación muy clara en este sentido: emplead siempre la vinculación Fin – Comienzo sin posposiciones ni preposiciones.
Olvidaros de dibujar con Project vuestra planificación. Centraros en desarrollar un modelo de cronograma eficaz para el seguimiento aplicando las recomendaciones anteriores.
LA LINEA BASE: ESA DESCONOCIDA
Es relativamente fácil “dibujar” un cronograma de una obra empleando MS Project, pero desarrollar un cronograma adecuado para el seguimiento exige un cierto bagaje conceptual y un manejo de la herramienta relativamente avanzado.
Si queréis saber si alguien está preparado para una gestión aceptable del cronograma solo tenéis que preguntar si usa la línea base para el control del cronograma. Si es negativo, ya os podéis empezar a preocupar.
El concepto de línea base es relativamente simple: se trata de una especie de fotografía de nuestro cronograma. Es un archivo que guarda, entre otra información, las fechas de comienzo y fin de las tareas, su duración y su coste.
En la siguiente figura se refleja un pequeño cronograma en el que se ve la línea base y la situación actual de la obra en una fecha determinada (fecha de estado). Las diferencias se aprecian visualmente, pero lo más importante es que estas apreciaciones se cuantifican en el campo “Variación de fin”.
En este ejemplo, la variación de fin de 36 días se debe a que el bombeo comenzó 10 días más tarde de la fecha prevista en la línea base, y la duración se incrementó en 26 días, también respecto a la línea base. Este mismo razonamiento se puede realizar para cada tarea.
Este y otros posibles análisis de variaciones nos abren las puertas a una idea básica, pero que pasa normalmente desapercibida: MS Project tiene una parte gráfica que es relativamente intuitiva, pero lo más relevante es la información que contiene.
La información que introducimos y la que elabora MS Project forman una base de datos que debemos conocer y explotar adecuadamente.
LA LINEA BASE INTEGRADA: EL COSTE COMO INDICADOR DE AVANCE
Para finalizar, os muestro una gráfica con dos distribuciones de costes en el tiempo correspondientes al cronograma anterior: la prevista al comienzo de la obra (línea base) y la que se deduce de la actualización, donde hay tareas que comienzan más tarde, se retrasan o cambian de duración.
Visualmente se aprecia el retraso próximo a dos meses que ya reflejaba el diagrama de Gantt. Sin embargo, ya veremos que con este tipo de distribución de costes en el tiempo es posible obtener mucha más información que no resulta tan evidente a simple vista.
Pues aquí lo dejamos. En la siguiente entrada veremos cómo sacar más partido de esta representación gráfica mediante el método del valor ganado.
