La precisión en el lenguaje técnico
Para que cualquier comunicación sea eficaz es imprescindible emplear un código compartido adecuado. Ello permite que los términos utilizados representen correctamente los conceptos que se quieren manejar y el mensaje que se pretende transmitir.
El lenguaje interpersonal tiene muchos recursos expresivos que podemos utilizar de modo consciente o inconsciente. Con su ayuda podremos realizar aclaraciones que nos permitan expresar mejor el mensaje.
También en el ámbito profesional también es posible introducir observaciones y matices en el discurso, pero no parece que eso sea lo más eficiente. Muy al contrario, la precisión terminológica es una característica fundamental del lenguaje técnico. Por ello, es necesario que cada disciplina o especialidad profesional disponga de su propio vocabulario.
En este artículo quisiera repasar los significados de algunos términos que empleamos continuamente en el sector de la ingeniería, que pueden dar lugar a equívocos: controlar, supervisar, verificar, validar y auditar.
Tengo la impresión de que no siempre sabemos diferenciarlos con claridad y que en muchas ocasiones los mezclamos en el discurso para asegurarnos de que no queda nada fuera de lo que tenemos en mente ejecutar. Por ejemplo, cuando decimos que hacemos seguimiento y control de una obra ¿es diferente el seguimiento del control?, ¿el control forma parte del seguimiento, o al revés?
Fuentes de corrección terminológica en el ámbito técnico
El diccionario de la RAE no es una fuente adecuada para buscar los significados de muchos de los términos que se emplean en los distintos ámbitos profesionales. Para realizar las aclaraciones que me propongo, emplearé la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK©) del Project Management Institute y la norma UNE-EN ISO 9000, Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y vocabulario (ISO 9000:2015).
El PMBOK tiene veintiocho páginas de vocabulario y la ISO 9000:215, dedicada específicamente al vocabulario, tiene sesenta y una páginas. Esto nos da una idea de la importancia de esta cuestión.
Es de esperar que las definiciones de la ISO sean mucho más genéricas que las del PMBOK, puesto que las actividades de Dirección de Proyectos, que es el objeto del PMBOK, son un subconjunto de las de gestión de una organización.
Seguro que existen otras publicaciones de organizaciones profesionales, pero estas dos me parecen lo suficientemente relevantes, consensuadas y contrastadas como para que las conclusiones sean creíbles y útiles.
¿Qué es controlar?
Para el PMBOK controlar es “comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones, evaluar las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las acciones correctivas apropiadas según sea necesario”.
La ISO 9000 dice que “es la parte de la gestión [conjunto de actividades] de la calidad orientada al cumplimiento de los requisitos de la calidad”.
En la definición del PMBOK, que es la menos genérica, considero reseñable tres cuestiones: la primera es que no hay control sin planificación previa. En segundo lugar, que es necesario analizar las variaciones respecto a lo planificado. Esto conlleva detectar porque se han producido y valorar su impacto en el conjunto del proyecto o de la obra. La tercera cuestión es que, como consecuencia del control, puede ser preciso proponer cambios para garantizar que se cumplen los objetivos del proyecto.
Por ejemplo, cuando controlamos el plazo de una obra, debemos establecer las variaciones de fin de las actividades, pero también conocer cuál es el plazo final de la obra resultante del control, y cómo afecta la situación actualizada a la evolución futura de la obra y, en su caso, proponer los cambios organizativos necesarios para cumplir el plazo vigente. En definitiva: el control del plazo de la obra no se puede reducir a constatar que va retrasada un número de semanas.
¿Qué es inspeccionar?
Tanto el PMBOK como la ISO coinciden en lo que es una inspección: “examen de un producto de trabajo para determinar si se ajusta a los estándares documentados” (PMBOK) y “determinación de conformidad con los requisitos especificados” (ISO 9000:2015).
Ambas definiciones son muy similares. El PMBOK aclara que se refiere al examen de un producto, de un resultado, y no del proceso de producción. Una inspección exige una especificación previa de los requisitos, que han de estar descritos con suficiente claridad.
Queda claro que inspeccionar no es lo mismo que controlar. La inspección se basa en requisitos y el control, en la planificación, en su sentido más amplio.
¿Qué es verificar?
Según el PMBOK es un “proceso que consiste en evaluar si un producto, servicio o resultado cumple o no con determinada regulación, requisito, especificación o condición impuesta”. Para la ISO 9000:2015, “es la confirmación, mediante la aportación de una evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados”.
En mi opinión, el PMBOK y la ISO están reflejando conceptos distintos. Para el PMBOK se trata de un control sobre el resultado del proyecto, que informa sobre el cumplimiento de los requisitos establecidos, pero que debe completarse con el proceso de validación, que veremos luego. Para la ISO, verificar es una actividad más del control de calidad que podemos interpretar como la cumplimentación de una lista de comprobación, puesto que añade que ha de estar documentado.
Aparentemente, inspeccionar y verificar son sinónimos. Quizás la diferencia está en que la verificación se acompaña de una evidencia objetiva de que se satisfacen los requisitos.
¿Qué es validar?
Para el PMBOK, es un “proceso realizado para asegurar que un producto, servicio o resultado cumple con las necesidades del cliente y de otros interesados identificados”. Para la ISO 9000:2015, es la “confirmación mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista”.
También en este caso, ambas fuentes coinciden. La ISO hace referencia a la necesidad de incorporar al proceso la evidencia de la validación y a que el uso debe estar predeterminado. También comparten el hecho fundamental de que no todos los requisitos tienen que estar documentados. La ISO incluye documentar el cumplimiento.
En definitiva, el concepto de validación aporta una faceta muy importante en el desarrollo de un proyecto o de una obra: lo construido o el resultado puede no valer o no ser satisfactorio para el uso requerido, pese a haber superado todos los controles de calidad planificados previamente.
¿Qué es auditar?
Según el PMBOK una auditoría de calidad “es un proceso estructurado e independiente para determinar si las actividades del proyecto cumplen con las políticas, los procesos y los procedimientos del proyecto y de la organización”.
Para la ISO 9001:2015 la auditoría es un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el objetivo de determinar el grado en el que se cumplen los criterios de auditoría”. Éstos son las políticas, los procedimientos y los requisitos utilizados como referencia frente a la cual se compara la evidencia objetiva.
Ambas definiciones son muy similares y coinciden en que la auditoría se orienta a cómo se desempeña la gestión, mientras que el control y la validación se refieren al resultado obtenido en los diferentes procesos.
¿Qué es supervisar?
El término supervisar no aparece ni el PMBOK ni en la ISO 9000. El diccionario de la RAE dice que es “ejercer la inspección superior en trabajos realizados por otros”. No aporta mucho, salvo asociar la labor de supervisión a un responsable con cierta autoridad.
Si buscamos en la red, la confusión es importante puesto en muchas referencias se propone la supervisión como el trabajo de gestión que podríamos asimilar a la de un mando intermedio.
Cuando el PMBOK y la ISO no hacen referencia al proceso de supervisar (y por lo tanto a la labor del supervisor) cabe pensar que las actividades necesarias para gestionar un proyecto o una obra ya están incluidas en los restantes procesos, algunos de los cuales estamos tratando aquí.
Dicho de otra manera, ¿qué necesidades de gestión de un proyecto o de una obra no están cubiertas por los términos anteriores? Yo creo que ninguno, y por ese motivo no se definen en las normas consultadas.
Conclusiones
De los cinco términos estudiados, solamente la supervisión no aparece en ninguna de las dos referencias utilizadas (el PMBOK y la ISO 9000:2015) .
Entre los cuatro términos restantes (controlar, verificar, inspeccionar y auditar) destacaría controlar. De hecho, este término da el nombre a uno de los cinco grupos de procesos de la dirección de proyectos: los procesos de control.
El control, aplicado a cualquier disciplina o área de conocimiento (calidad, coste, plazo, etc.), exige una planificación previa, como marco de comparación. Por ello, no hay control sin planificación asociada. El control incluye la interpretación de las variaciones observadas, que han de ser estudiadas considerando su impacto en el proyecto u obra completa. Por último, también forma parte del control las propuestas de cambios, cuando los impactos no puedan ser asumidos.
Con la validación se comprueba si lo construido responde a las necesidades y expectativas que lo habilitan para su uso previsto, y ello con independencia de haber superado los controles de calidad. El control de calidad, por si mismo, no garantiza la idoneidad de lo construido para el uso.
Para finalizar, tenemos que concluir que el término supervisión no está considerado en los estándares de gestión. Cuando queramos expresarnos con precisión no debiéramos emplearlo a modo de comodín. Es mejor emplear uno de los restantes términos.
¿Qué queremos hacer? ¿controlar, verificar, inspeccionar o auditar? ¡Elijamos el correcto!
