Cuando desarrollamos un proyecto o dirigimos una obra estamos intercambiando constantemente información con múltiples interesados, internos o externos al proyecto. ¿Sabéis cuánto tiempo le dedicamos a ello? Si lo contabilizásemos, nos daríamos cuenta de que empleamos mucho tiempo. Algunas referencias hablan del 90 % de la jornada laboral… y yo me lo creo.
Mediante la comunicación buscamos conseguir algo: un resultado, una opinión, un entregable de un proyecto, etc. Nos interesa, por lo tanto, que sea una actividad lo más eficaz posible. ¿Sabemos como conseguirlo?
La gran paradoja es que le prestamos poca o ninguna atención a algo tan importante. Creemos que comunicarnos es una actividad intuitiva y poco o nada mejorable; sin embargo, la comunicación se hace más efectiva empleando un conjunto de habilidades que necesitan aprendizaje y práctica.
La comunicación tiene muchos frentes, pero en esta entrada nos limitaremos a la gestión de la documentación y a exponer algunos principios y conceptos imprescindibles para mejorar la gestión de los documentos de vuestros proyectos y obras.
Os propongo, en primer lugar, una toma de consciencia sobre la gestión convencional de la documentación y los problemas y riesgos que comporta.
Seguidamente plantearé algunas vías de mejora: definir funciones y responsabilidades para planificar la producción de la documentación para que la comunicación sea efectiva y segura.
Finalizaré con una breve introducción al concepto de entorno común de datos (CDE), que es el elemento clave para la gestión de la información.
¿PORQUÉ ES NECESARIO MEJORAR NUESTRA GESTIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN?
Podría enumerar objetivos para una adecuada gestión documental, pero lo plantearé a la inversa: ¿Cuántas de las siguientes situaciones, nada recomendables, os resultan familiares?
- Para saber cuál es la última versión de un documento, acudo al Outlook y rescato el último correo sobre ese asunto.
- Cuando archivo un documento, para señalar la última versión, le añado al nombre del archivo “último” o “bueno” y si se cambia, le añado algo así como “último_final”, etc.
- El nombre del archivo lo inventa quien lo escribe. Cada cual tiene sus propias reglas.
- Para asegurar el orden, añado la fecha (año, mes, día) al comienzo del nombre del archivo.
- Los archivos los guardo en mi disco duro, que es donde trabajo, y los comparto a medida que me los soliciten.
- Tengo mi propia organización de directorios, incluso en el servidor de la empresa. ¡Es la mejor, por supuesto!
Estas situaciones y otras similares son una fuente de múltiples problemas, riesgos e ineficacias que se minimizarían si consiguiésemos, al menos, los siguientes objetivos:
- Acceder sin dificultad y con fiabilidad a la última versión aprobada de cualquier documento
- Que los miembros de nuestra organización localicen con facilidad la documentación necesaria.
- Producir la documentación de un modo ordenado y controlado.
Para conseguir estas metas necesitamos dos acciones:
- Planificar la documentación
- Organizar la gestión de la documentación.
PLANIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN
El estándar del PMI sobre dirección de proyectos y la norma ISO 21500 prevén la redacción del Plan de gestión de la información, que forma parte del Plan de dirección del proyecto. Cualquiera de estas normas es una recopilación de buenas prácticas, así que podría resumiros su contenido y dar por zanjado el problema, pero creo que os resultará de poca utilidad si no trabajáis habitualmente con ellas.
Sin lugar a duda, daríamos un paso de gigante si creásemos un listado organizado de toda la documentación que vayamos a necesitar o a producir (nosotros, nuestra organización o nuestros contratistas) a lo largo del proyecto o de la obra. Ya puestos, podríamos extender nuestra lista para que abarcase desde el proyecto hasta la fase de operación.
El reto no parece ni disparatado ni difícil para un técnico o una organización con un mínimo de experiencia. Pues amigos, esto que acabo de describir no es otra cosa que el embrión de los Requisitos de información del proyecto (PIR) y los Requisitos de información del activo (AIR). Sin daros cuenta, habéis caído en la lógica que sustenta BIM.
Y os pregunto: ¿porque es tan raro que no se disponga habitualmente de este listado organizado? Pues yo creo que, aunque la información necesaria la tenemos en la mente, la Excel en blanco nos produce vértigo y nos faltan referencias para ir dando orden a los documentos; además, es innegable que preferimos la acción o actuar sobre la marcha, a la planificación… ¡y lo sabéis!
Si vuestra organización tiene implantado un sistema de gestión con un mapa detallado de procesos, incluyendo los de gestión de proyectos, es francamente sencillo organizar tanto el PIR como el AIR e, incluso, diseñar un sistema de directorios para un repositorio coherente.
Ahora bien, si no disponéis de la lista de los documentos que se van a emplear o producir a lo largo del proyecto o de la obra, es imposible embarcaros en la mejora de la gestión de la información.
Por el contrario, si lográis confeccionar esa lista, que no es otra cosa que las necesidades o requisitos de información, podréis ya acometer la imprescindible tarea de dar nombre a los documentos y a los archivos, y a compartirlos con todos los participantes en el proyecto o la obra. Sin duda, un gran avance.
Voy a dar por sentado de que os convencí para que elaboréis vuestra tabla de documentos, y prosigo con mis propuestas en el siguiente apartado.
ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDADES: MATRIZ “RACI”
¿Qué es una matriz RACI?
RACI es el acrónimo de las siguientes palabras inglesas: Responsable, Accountable, Consulted e Informed. Desconozco si existe alguna publicación que defina la matriz RACI y que proponga normas para su empleo, pero no cabe duda de que se trata de una sistemática muy generalizada que es imprescindible conocer y emplear en nuestro trabajo.
En la matriz RACI las filas muestran los documentos y en las columnas figuran las funciones o roles de nuestra organización o de la gestión proyecto. La matriz se completa cuando a cada componente se le asignan las responsabilidades que se describen en el siguiente apartado.
Definición de responsabilidades
Cualquier actividad se realiza asignando las siguientes responsabilidades:
Responsable: es quien debe realizar una tarea. Tiene capacidad para tomar decisiones vinculadas directamente con ella e incluso para delegar su ejecución, sin perder la responsabilidad de realizarla.
Autorizador: debe vigilar el proceso, verificar que se completó y responder por la tarea. Tiene que hacer que se cumplan los requisitos previstos por la organización receptora del trabajo. Será una única persona, ya que esta responsabilidad no puede ser compartida. Excepcionalmente puede coincidir con el responsable del trabajo.
Consultor: persona u organización que proporciona información útil para realizar o completar la tarea.
Parte informada: es una persona o grupo de personas que, a diferencia de los consultores, son receptores de la información al concluir el proceso. Excepcionalmente pueden ser informados con anterioridad a finalizar el proceso, pero la comunicación es de carácter unidireccional.
ORGANIZACIÓN DE LA PRODUCCIÓN COLABORATIVA DE LA INFORMACIÓN
Funciones para la producción de la información
La asignación de las responsabilidades mediante una matriz RACI es un gran avance y de fácil aplicación cuando un documento se redacta y aprueba exclusivamente en el marco de una sola organización, pero es necesario definirla especìficamente cuando participan varias. Se trata de un planteamiento para realizar un trabajo colaborativo, que es también aplicable a la gestión interna de nuestra organización.
Veamos las funciones que se definen para la creación de la información, según la ISO 19650:
Parte contratante: es la organización receptora de la información. No es necesario que exista una relación contractual formal. Un contratista puede ser una parte contratante respecto a sus subcontratistas. Habitualmente es la función de la dirección de obra.
Parte contratada principal: es la organización que provee información directamente a la parte contratante. Pese al nombre, no es necesario tampoco que exista una relación contractual.
Parte contratada: proveedor de información a la parte contratada principal (un subcontratista, por ejemplo). Tampoco en este caso es necesaria la relación contractual. Podría ser, por ejemplo, la empresa subcontratada por el contratista de la obra para los trabajos de ejecución de cimentaciones.
Equipo de desarrollo: Está formado por la parte contratada principal y sus partes contratadas, sus subcontratistas.
Equipo de trabajo: Conjunto de individuos organizados para realizar una tarea específica. En nuestro caso, puede pertenecer al contratista de la obra o a cualquier subcontratista, ya que depende qué organización deba realizar un documento determinado.
Producción colaborativa de la información
En la siguiente figura se muestra cómo se produce la información en los diferentes ámbitos de trabajo. Se trata de un ejemplo relativo a la producción de unos planos de una estructura prefabricada para una obra, que refleja las funciones y responsabilidades anteriores.
En la anterior imagen, R significa la función de revisar y A, la de autorizar. En el ámbito de la parte contratante, la autorización suele denominarse también aprobación (por claridad no se han representado los agentes consultados ni los informados). A lo largo del proceso de producción y revisión del documento va cambiando el estatus.
El estatus de un documento indica el uso que se puede dar al documento en una determinada etapa de su producción. Ejemplos de estatus son: “para información”, “autorizado”, “rechazado”, “aprobado”, “aprobado con comentarios”, etc.
Descripción del proceso de producción de un documento
Cuando el equipo de trabajo perteneciente al subcontratista elabora el documento y el responsable (que es miembro del equipo de trabajo) lo ha revisado, lo comparte con el autorizador de la empresa de prefabricados, quien, si cumple los requisitos, lo autoriza para compartir con el contratista.
Seguidamente, el equipo de trabajo del contratista lo revisa; si su responsable determina que puede someterse a autorización, lo comparte con el autorizador previsto (el jefe de obra, por ejemplo) que podrá rechazarlo para su modificación por el equipo de trabajo del subcontratista (importante: no lo modifica, si no que lo remite con las observaciones correspondientes al responsable de su producción). Si es conforme a los requisitos, lo autoriza para compartir con la parte contratante (la dirección de obra).
Este documento, una vez autorizado por el contratista, se comparte con la dirección de obra, que lo revisa y podrá rechazarlo (con lo que se repite el proceso) o aprobarlo para su uso en la obra (lo que significa, en términos de gestión BIM, incorporarlo al modelo de información del proyecto).
Áreas de gestión de la información
El ámbito donde está la información de cada equipo de trabajo se denomina de “Trabajo en curso” (work in progress, WIP, en inglés). Se trata de un entorno no accesible para los que no sean de su organización. El área donde se autoriza se denomina “Área compartida”.
Por lo tanto, en el ejemplo anterior existirá un área WIP para el subcontratista, otra para el contratista principal y otra para la dirección de obra; por otro lado, existirá un área compartida del contratista con el subcontratista y una única área compartida de la obra, donde podremos encontrar la última versión los documentos aprobados para esa fase del proyecto o en otros estatus definidos (pendientes de aprobación o para información, por ejemplo).
Toda la información del área compartida de la obra es accesible para el contratista y para la dirección de obra, lo que aporta una claridad y transparencia indiscutible. Es la “fuente de verdad” en lo que a documentación se refiere.
LA FUNCIÓN DEL ENTORNO COMÚN DE DATOS
No cabe duda de que sería muy complejo utilizar los procesos de gestión descritos en el apartado anterior empleando exclusivamente un repositorio en la nube, aunque cuente con accesos controlados, ni con la ayuda de una aplicación de correo electrónico para revisar, autorizar y aprobar los documentos.
Si queremos que la documentación se gestione eficientemente, debemos incorporar, por una parte, un sistema de flujos de aprobación mediante el que los documentos se someten a consulta, revisión, información o aprobación, y se les van modificando su estatus en cada ámbito de gestión en función de la matriz RACI acordada.
Por otra parte, debemos contar con un repositorio en el que los documentos se nombren de una manera adecuada y planificada y donde se gestionan las versiones para asegurar que manejamos siempre la última.
A la combinación de ambas funciones, flujo de trabajo y gestión de la documentación, se denomina Entorno Común de Datos (CDE) . Por su relevancia para entender y gestionar la documentación, le dedicaremos un post específico próximamente.
CONCLUSIONES
Los directores de proyectos y obras, así como los técnicos de los contratistas, empleamos del orden del 90 % de nuestro tiempo en comunicarnos, lo que incluye la producción y gestión de gran cantidad de documentación.
Pese a la relevancia de estas actividades, en la mayoría de los casos se llevan a cabo con un bajo nivel de consciencia y con un escaso conocimiento de muchas de las habilidades necesarias.
La inadecuada gestión de la documentación genera riesgos de cometer errores en el uso la documentación que deba ser aprobada, y dificulta el acceso a ella, tanto por la organización del repositorio como por el modo de nombrar los documentos.
El primer paso para mejorar la gestión de la información es planificar toda la documentación que se empleará en el proyecto o la obra, con independencia de su origen. De este modo se podrá asignar nombres a lo documentos y a los archivos, que deberán emplear todos los miembros del equipo de proyecto (dirección de obra y contratistas).
El segundo paso, algo más complejo, consiste en cumplimentar la matriz de responsabilidades (matriz RACI) y establecer los procesos de desarrollo colaborativo de la información mediante la creación de áreas de trabajo en curso y áreas compartidas asociadas a flujos de aprobación que materializan las responsabilidades de la matriz RACI.
Los flujos de aprobación y la solución técnica para la gestión de la documentación forman lo que se denomina Entorno Común de Datos (CDE), cuya configuración es parte de las obligaciones de la dirección del proyecto o de la obra.
