Una matriz RACI es una herramienta de gestión que se puede aplicar a múltiples actividades y, en concreto, a la gestión de proyectos o de obras y a la administración pública. Mediante su uso se definen y clarifican los roles y responsabilidades de las personas involucradas en un proceso o proyecto.
RACI es un acrónimo que representa cuatro tipos de roles clave:
- Responsable (R): La persona o equipo que realiza el trabajo para completar una tarea. Es quien lleva la responsabilidad directa de ejecutar la actividad.
- Aprobador o Autoridad (A): La persona que toma la decisión final o da la aprobación para avanzar. Normalmente es un superior jerárquico o el dueño del proyecto.
- Consultado (C): Aquellas personas o equipos que se consultan para proporcionar información o asesoramiento, pero no tienen responsabilidad directa de ejecución.
- Informado (I): Las personas que necesitan estar al tanto de los resultados o el progreso, pero no participan activamente en el proceso.
Empleo de la matriz RACI en la gestión de la información
La matriz RACI es particularmente útil en la producción de información. Permite organizar las tareas de manera clara, asegurando que no haya malentendidos sobre quién hace qué.
Los pasos básicos para usarla son los siguientes:
- Definir las tareas o actividades: listar todas las tareas específicas que componen el proceso de producción de información (por ejemplo, recopilación de datos, análisis, redacción, revisión).
- Identificar roles (también denominados funciones): determinar todos los roles involucrados en el proyecto (por ejemplo., analistas, redactores, revisores, gerentes).
- Asignar responsabilidades: Para cada tarea, asignar quién será el Responsable, el Aprobador, los Consultados y los Informados.
- Crear la matriz: Organizar la información en una tabla con las tareas en las filas y los roles en las columnas, marcando con R, A, C o I según corresponda.
Empleo de la matriz RACI en la gestión de un proyecto BIM
Para entender lo que se explica a continuación, es imprescindible aclarar que las “funciones”, son los miembros de una organización a los que se le asignan unas determinadas responsabilidades. Por ejemplo, jefe de obra, delegado del contratista, encargado, etc.
Emplear un entorno común de datos (CDE), como ya he comentado en otras entradas, es una condición necesaria y suficiente para poder afirmar que la información de un proyecto o una obra la hacemos “en BIM” (esto es, de acuerdo a las ISO 19650).
Un CDE se compone de una solución técnica para la gestión de la información y un conjunto de flujos de aprobación. Permite gestionar la información, esto es recopilarla, producirla, almacenarla y distribuirla, de una manera eficiente y segura.
En un proyecto o en una obra puede haber uno o varios CDE. Por ejemplo, el contratista puede disponer de un CDE (CDE del contratista) y la organización contratante, de otro (CDE de la obra).
El Contratista debe producir la información exigida en el contrato y definida mediante los correspondientes Requisitos de Intercambio de Información (EIR). Durante la cumplimentación de cada EIR, empleará ambos CDE del modo que sucintamente se explica seguidamente.
El contratista asignará a un equipo de trabajo las actividades para producir un determinado documento. Este equipo o persona (función) será el Responsable (R). Una vez que esté completo cada documento producido en el ámbito del CDE del contratista, se compartirá en el CDE de la obra y entrará en un flujo de aprobación preestablecido en función de su naturaleza.
Mediante un flujo de aprobación, se definen las funciones del contratista que deban ser Consultadas (C) (por ejemplo el responsable de compras y el jefe de producción) y, por último, la función que debe autorizar el documento para su uso. Por ejemplo, el jefe de obra puede ser el Autorizador (A) de una propuesta de materiales. Si el flujo así lo prevé, al finalizar, el documento se envía a las funciones del contratista que deban ser Informadas (I), por ejemplo, el delegado del contratista y el jefe de producción.
Cuando este documento deba ser aprobado por la dirección de obra, una vez Autorizado en el ámbito del CDE del contratista, tendrá un estatus (o autorización de uso) de “compartido” y con ese estatus se compartirá en el CDE de la obra.
En el ámbito del CDE de la obra, se repite el proceso de asignación de responsabilidades con la matriz RACI específica de la dirección de obra. En este caso, los Consultados (C) pueden ser los responsables de las disciplinas afectadas por el documento pertenecientes al equipo de dirección de obra. El director de la obra suele ser el único que dispone del rol Autorizador (A).
Si el documento lo aprueba la dirección de obra, la finalización del flujo anterior implica el cambio del estatus del documento a “aprobado”, con las implicaciones contractuales que conlleva. Los flujos incluirán las funciones del contratista y de la dirección de obra (del equipo de obra, en términos BIM) que deban ser Informados (I).
Aplicación de la matriz RACI en el ámbito de la administración pública
En una administración pública, los documentos son “examinados”, tienen el “visto bueno”, la “conformidad”, “examinado y conforme”, “aprobado”, etc: todo un galimatías. En mi opinión, el esquema de producción de información en este ámbito se puede organizar con mayor claridad mediante una matriz RACI.
Para empezar, siempre hay una persona que tiene que redactar el documento, el Responsable (R). Asimismo, es fácil identificar que órgano debe aprobar el documento: por ejemplo, un Director general. Pues bien, toda la cadena de funcionarios que participan lo hacen como Consultados (C). La función que se sitúa en el nivel inferior del organigrama del de quien tenga que aprobar documento, tendrá la responsabilidad de Autorizar (A) el documento.
Para ello, el flujo de aprobación debe ir en serie (en cascada) de acuerdo al nivel de autoridad en el organigrama. La consulta de los niveles inferiores llevan implícita la aplicación del nivel de responsabilidad asignado.
Cuando se apruebe el documento, se distribuirá entre los miembros de la organización que se prevea como Informados (I), hayan sido consultados o no.
