El control del cronograma es un proceso que suele obviarse cuando se gestiona un proyecto o una obra. Y ello porque es frecuente pensar que los tendremos controlados si nos limitamos a replanificarlos sucesivamente.
En realidad, el control del cronograma es un proceso que tiene su propia identidad, y que se debe aplicar periódicamente sobre la base de la planificación aprobada.
El control se realiza habitualmente con una periodicidad mensual, sin embargo la planificación se lleva a cabo al inicio del contrato y cuando se precise cambiar el plazo contractual o modificar sustancialmente la organización de la obra.
Los procesos de control en la Dirección de proyectos y obras
La Dirección de proyectos y obras se basa en la gestión individualizada de las diferentes disciplinas o áreas de conocimiento (alcance, coste, cronograma, etc.) empleando procesos que pueden ser de inicio, planificación, ejecución, control y cierre. La coherencia de la gestión de las disciplinas se consigue con los procesos de integración.
La planificación y el control son los únicos procesos que se aplican a todas las disciplinas. De hecho, la planificación y el control son un binomio inseparable: no cabe controlar adecuadamente si no se dispone de una planificación coherente con la metodología de control prevista.
Por lo tanto, la planificación debe realizarse teniendo en cuenta la información necesaria para su control y las herramientas previstas para ello, preparando una estructura de esa información que facilite el proceso.
Controlar, de acuerdo con el PMBOK, es “comparar el desempeño real con el desempeño planificado, analizar las variaciones, evaluar las tendencias para realizar mejoras en los procesos, evaluar las alternativas posibles y recomendar las acciones correctivas apropiadas según sea necesario”.
En consecuencia, el control del cronograma es algo más que obtener una estimación la fecha prevista para finalizar la obra a partir de las circunstancias acaecidas hasta ese momento.
Objetivos del control del cronograma
En primer lugar, debemos aclarar que los resultados de la planificación del cronograma son diferentes a los de la planificación.
Cuando finalizamos una planificación habremos creado una línea base, que está formada por las fechas de comienzo y fin de las actividades. También incluye de las vinculaciones establecidas entre ellas y, en su caso, de las restricciones aplicables.
Es recomendable incluir en la planificación los costes en cada actividad para obtener su distribución temporal. De este modo, obtendremos la línea base integrada, que muestra el compromiso de avance de la obra medido en coste. Es la típica distribución en “S” de los costes acumulados (ver figura 1).
La línea base es como una fotografía que hacemos a la información anterior. Sobre ella debemos comparar la situación de la obra.
En la siguiente figura se muestra un ejemplo de curvas resultantes del control del cronograma.
Información que obtenemos de la actualización del cronograma
Al controlar un cronograma obtenemos su actualización modificando el archivo de partida, al que habremos aportado la información de desempeño de las tareas que se habían previsto realizar. La principal diferencia con el cronograma inicial es que la línea base no se cambia: permanece inalterable.
Tal y como se deduce de la definición del PMBOK, el control del cronograma ofrece más información que la nueva fecha de finalización de la obra. Tendremos la necesaria para:
- Comparar el desempeño de las tareas que estaban previstas para fechas anteriores a la de control con lo reflejado en la línea base.
- Cuantificar las variaciones de comienzo, fin o de duración, explicando los motivos.
- Pronosticar la evolución futura de la obra que resta por ejecutar.
- Proponer cambios para ajustarse al plazo contractual.
Cronograma actualizado y líneas base
El control del programa de trabajos, o cronograma, lo realizamos introduciendo nueva información en el archivo del programa informático que estemos empleando (MS Project, por ejemplo). Las tareas a las que se les asigna esta información deben ser, en principio, las que estaban previstas para antes de la fecha de control.
Como consecuencia, las tareas se “mueven” poniendo en juego las bases de la programación, las restricciones, y las vinculaciones entre actividades. La nueva situación creada tendrá sentido siempre que las bases empleadas en la planificación sean consistentes.
Una vez más, el poder de visualización de las herramientas empleadas nos puede jugar una mala pasada. Existe el riesgo de que la vista del cronograma actualizado, que disfruta del mismo formato y colorido que el de partida, pase a erigirse en la nueva planificación contractual.
Es importante retener la idea de que la información contractual es la que hemos “fotografiado” en la línea base, y que esto lo hacemos una, dos o quizá tres veces a lo largo de una obra.
Gestión de la variación de fin de obra resultante del control
Cuando al actualizar un cronograma se produce una variación del fin contractual, no tiene sentido obligar a que siempre se reconsideren los rendimientos y la organización de la obra para las actividades restantes para garantizar el cumplimiento del plazo. Actualizar sistemáticamente un cronograma que cumpla el plazo contractual debiera generarnos más dudas que tranquilidad.
Parte del proceso de control es analizar las variaciones. En el caso de la variación del fin de obra, debemos preguntarnos, en primer lugar, si es importante en relación con el plazo que falta. Por ejemplo, si es superior a un determinado porcentaje de alerta que puede estar establecido en un 10 %.
Una vez decidida la replanificación, antes de modificar las duraciones de las tareas del camino crítico o de reorganizar la obra parcialmente, debemos conocer los riesgos y oportunidades relativos al plazo de las tareas restantes. Si no son esperables oportunidades de reducción de plazo, entonces sí que debemos solicitar los cambios oportunos en la organización de la obra que falta.
Los cambios sobre las bases de planificación futuras deben estar adecuadamente justificados. No es suficiente con modificar los rendimientos o duraciones establecidos inicialmente sin ningún tipo de explicación, que debe quedar documentada.
Otra información de interés procedente del control del cronograma
Un cronograma, después de actualizado mediante el proceso de control, ofrece mucha más información de interés, además de la nueva fecha prevista para el fin de la obra. Seguidamente se comentan algunas:
- Variación de fin: es la diferencia absoluta entre la fecha final de la obra y la prevista en la línea base (fecha contractual) o de cualquiera de las actividades.
- Incremento de la variación de fin en el período de control. Refleja lo sucedido durante este período y permite su análisis por tareas, especialmente las del camino crítico.
- Variación de fin de las tareas críticas anteriores a la fecha de control. En principio, las tareas identificadas como críticas para el mes siguiente son las que nos pueden impactar en el plazo. De ellas debemos diferenciar las finalizadas de las que aún siguen activas. En el primer caso, las variaciones ya no podrán ser recuperadas.
- Indicadores del método del valor ganado. Estos índices resumen de un modo muy sintético cuál es el grado de avance de la obra, el retraso o adelanto equivalente de lo ejecutado en la obra respecto a lo planificado y otros ratios de interés.
Para profundizar el conocimiento de estos resultados se puede consultar alguna de las entradas del blog como la dedicada al valor ganado.
CONCLUSIONES
El control del cronograma es un proceso que se aplica muchas veces durante la ejecución de una obra, generalmente con una periodicidad mensual.
Por el contrario, la planificación de una obra se lleva a cabo al comienzo y cuando se modifican las condiciones contractuales de la obra o se cambia sustancialmente su organización.
El principal resultado de la planificación de una obra es la línea base y su distribución temporal de costes.
Los principales resultados del control del cronograma son:
- La nueva fecha de finalización prevista para el conjunto de la obra y para las actividades e hitos de control establecidos.
- Un análisis de variaciones de las actividades críticas previas a la fecha de control ejecutadas en el período de control.
- El nuevo camino crítico.
- Una nueva distribución de costes y su comparación con la de la línea base integrada.
- En su caso, una propuesta de medidas correctoras para cumplir el plazo contractual.
