Hace unos días hablaba con un recién graduado en ingeniería y no pude evitar aconsejarle que se formase en Dirección de proyectos. Cuando me preguntó en qué consistía, me di cuenta, una vez más, de que es algo bastante difícil de explicar. Esto mismo me sucede con compañeros de profesión ya experimentados. Tampoco me resulta sencillo aclarárselo ni, por lo tanto, consigo persuadirlos para que adopten esta práctica de gestión tan interesante.
Mi capacidad de síntesis no es muy grande y cuando se trata de explicar de qué va la Dirección de proyectos, se suman otras dificultades que complican aún más el asunto. Por ello, me ha parecido interesante profundizar en las causas de mis repetidos “fracasos” en este intento y extraer algunas claves para explicarlo mejor empleando pocas palabras.
La importancia de los términos
Significado de “dirección”
Cuando nos comunicamos es imprescindible compartir un código y conocer el contexto tanto del que emite el mensaje como del que lo recibe. Empleamos términos que se refieren a conceptos compartidos y construimos oraciones cuyo significado frecuentemente se completa por el contexto.
La primera dificultad para explicar en qué consiste la Dirección de proyectos proviene de los términos empleados. “Dirección” y “proyectos” son polisémicos y se utilizan en muchas situaciones con significados equívocos para el objetivo propuesto.
Para el término ”dirección” la RAE propone cuatro significados que se refieren a nuestro ámbito profesional. De todos ellos me quedo con el de “acción y efecto de dirigir”. Complementado con una de las trece acepciones de “dirigir”, se obtiene la siguiente definición: “Dirigir es la acción y efecto de orientar, guiar y aconsejar a quien realiza un determinado trabajo”. Realmente, no parece entrañar especial dificultad para entenderlo y resulta válido para la explicación.
Los proyectos son algo más que documentos
Veamos ahora el segundo término: “proyecto”. La acepción más apropiada que aporta la RAE es “conjunto de escritos, cálculos y dibujos que se hacen para dar idea de cómo ha de ser y lo que ha de costar una obra de arquitectura o de ingeniería”.
Este es el significado habitual que empleamos todos y que, por lo tanto, el que tiene en mente tanto el joven ingeniero como el técnico experimentado a los que me refería al principio. Por este motivo, ninguno de ellos entenderá sin más porque la “Dirección de proyectos” se aplica también a las obras o a trabajos de organizaciones como Cruz Roja o incluso en la gestión de Sistemas de Salud Públicos.
Para entender el significado de “proyecto” en el ámbito de la Dirección de proyectos sería necesario añadirle una acepción más al diccionario de la RAE, que la podemos tomar prestada del PMBOK, que es un estándar de Dirección de proyectos: “Un proyecto es esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único”.
Es una definición muy escueta pero reveladora. Difiere totalmente del significado de la RAE o para ser más precisos, lo contiene. Así, los documentos, cálculos, etc. a los que se refiere esa institución son fruto del esfuerzo temporal expresado en el PMBOK. Pero un proyecto, en el ámbito de la Dirección de proyectos, son los documentos y mucho más.
Pues bien, ya tenemos una buena paradoja: resulta que una obra es un proyecto. Es más, la dirección de cualquier obra se puede gestionar como un proyecto y la ejecución de la misma obra se gestiona como otro proyecto, diferente al de la dirección.
El papel del contexto y de la jerga profesional
El contexto es uno de los factores con los que se afina el significado de nuestros mensajes. Ayuda a elegir la acepción más indicada de los términos empleados porque cada contexto profesional suele conllevar una terminología, una jerga propia.
La jerga es una “modalidad lingüística especial de un determinado grupo social o profesional”. Dominar la jerga o el lenguaje técnico de una profesión es básico para que las comunicaciones sean fluidas y efectivas.
Una jerga profesional se puede aprender con la práctica de la profesión. Pero cabe preguntarse si esto es suficiente. Yo pienso que no: es necesario disponer de una fuente de referencia para la comunidad de técnicos de cada una de las materias.
Esto también lo opinan equipos que elaboran las normas profesionales, por ello le dedican algún capítulo de las normas o incluso elaboran algunas específicas sobre vocabulario para determinadas disciplinas. El PMBOK dedica veintiocho páginas al glosario de términos.
Llegados a este punto, ya anticipo que para entender con un mínimo de precisión en qué consiste la Dirección de proyectos no es suficiente con el lenguaje técnico habitual del desempeño de nuestro trabajo como técnicos facultativos. Esta es una gran barrera para explicar a técnicos experimentados en qué consiste la Dirección de proyectos.
Definición canónica de Dirección de proyectos
Hemos visto que los significados habituales de las dos palabras que forman “dirección-de-proyectos” no sirven para definir lo que es una nueva profesión. Pero para avanzar un poco más, voy a transcribir como define el PMBOK la dirección de proyectos: “Aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del proyecto”.
En definitiva, la Dirección de proyectos es una profesión que trasciende la aplicación de las disciplinas técnicas que intervienen en un proyecto (léase obra, estudio, informe, etc). De hecho, para dirigir un proyecto no es necesario ser competente en alguna de las áreas técnicas convencionales.
Es necesario disponer de conocimientos técnicos del ámbito profesional, pero, como dice el PMBOK, “… ser consciente de la pericia personal y de donde encontrar otros con la pericia necesaria son importantes para el éxito como director de proyectos”.
Como se comprende fácilmente, la definición del PMBOK, aunque es muy precisa, no ayuda mucho ni para aclarar las ideas al joven ingeniero ni al técnico ya experimentado. ¿Qué podemos hacer, entonces para explicarlo en pocas palabras?
En el siguiente y último apartado propongo algunas claves para construir un discurso breve y efectivo basándome en las consideraciones anteriores.
Algunas claves para explicar la dirección de proyectos
- La Dirección de proyectos, llamada también Project management, es una nueva profesión, diferente al desempeño de las competencias profesionales de una titulación. La competencia como director de proyectos (o Project manager) no se adquiere por el hecho de trabajar en una disciplina facultativa: es necesaria una formación específica bastante compleja.
- Es imprescindible formarse como PMP (Project Management Professional) y acreditarlo con una certificación como la que ofrece el Project Management Institute (PMI). Esta formación aporta entre otros muchos conocimientos, un vocabulario común reconocido internacionalmente.
- La Dirección de proyectos tiene la enorme ventaja de que su ámbito de aplicación incluye cualquier trabajo con tal que consista en obtener unos resultados, unos productos o unos servicios que sean únicos y tengan un comienzo y un fin. Por ello, abarca muchas más sectores que el de la arquitectura e ingeniería. Y, dentro de estos, no se limita al documento que habitualmente entendemos como proyecto (memoria, planos, etc). Por ejemplo, una obra también se gestiona con Dirección de proyectos.
- Un Project manager es el profesional que ejerce la Dirección de proyectos. Por lo tanto, un titulado que dirija una obra, tal y como se entiende convencionalmente, no es un Project manager si no tiene unos conocimientos, técnicas y habilidades para aplicar metodologías específicas.
- La Dirección de proyectos permite manejar la complejidad general de cualquier actividad que podamos clasificar como proyecto, aumentando significativamente la probabilidad de conseguir los objetivos del proyecto, entre los que se incluyen la calidad, el coste y el plazo.
- Para lograrlo, emplea metodologías basadas en procesos, que aplica a las diferentes disciplinas profesionales y de gestión que intervienen en cualquier proyecto, adecuadamente integradas mediante procesos específicos.
- Algunas de las claves del éxito de la Dirección de proyectos son la gestión de requisitos, la planificación de todas sus disciplinas y el control integrado de cambios.
- En el caso del sector de la construcción, el enfoque de la Dirección de proyectos es una base imprescindible para la gestión BIM, que no es otra cosa que un modo de gestionar las comunicaciones, una de las disciplinas de la Dirección de proyectos.
- Desde el punto de vista profesional, ser Project manager abre las puertas a participar en proyectos de muy diferente naturaleza. Ello se debe a que las labores necesarias no precisan un conocimiento profundo de las especialidades, que intervienen que incluso pueden ser ajenas a su formación académica.
