Para hablar de gestión BIM es condición necesaria y suficiente emplear un Entorno Común de Datos (CDE). Es más, como ya he justificado en anteriores entradas, es posible no utilizar modelos 3D en un proyecto, una obra o una infraestructura, y trabajar de acuerdo con los requisitos BIM (los que establece la ISO19650). Esta posibilidad es la que corresponde a la etapa 1 que se indica en esta norma.
Un Entorno Común de Datos (CDE) es la “fuente de información acordada para cualquier proyecto o activo para recopilar, gestionar y difundir cada contenedor e información a través de un proceso gestionado” (ISO 19650–1).
Ya he dedicado una entrada a explicar en qué consiste un CDE de un proyecto. En esencia, se trata del conjunto formado por una solución técnica para la gestión documental y una serie de flujos de trabajo asociados. En esta entrada nos vamos a centrar en los elementos que se gestionan, en los contendores de información.
¿Qué es un contenedor de información?
Un contenedor de información es un “conjunto de información persistente y recuperable desde un archivo, sistema o aplicación de almacenamiento jerarquizado” (ISO 19650–1). Es una definición aparentemente simple, pero que abre un campo insospechado de posibilidades.
En la propia norma se mencionan algunos ejemplos de contendores de información estructurada y no estructurada que resultan muy ilustrativos. Una información estructurada es la que permite su empleo directo con herramientas informáticas para obtener otros resultados. Por ejemplo, un libro Excel, un archivo de Project o un editable de Word. Por el contrario, contenedores de información no estructurada son el archivo pdf de un artículo, una grabación o una foto.
En realidad, todos manejamos contenedores de información en nuestro trabajo diario, pero quizás de un modo inconsciente y, por supuesto, sin sacarle el partido posible. Por ejemplo, todos empleamos el cronograma de nuestra obra. Pero no es lo mismo limitarnos a trabajar con un pdf, que hacerlo sobre el conjunto de información que contiene su correspondiente archivo de MS Project editable.
Con el pdf del cronograma podremos leer las fechas de cada actividad, visualizar el desarrollo de la obra y poco más; con el editable es posible hacer informes sobre las previsiones de comienzo de cada mes, visualizar la línea base y obtener variaciones de fin, y otras muchas más acciones. En definitiva, dispondremos de información para controlar el cronograma y realizar otros informes.
Pasar del concepto “documento” al de “contenedor de información” supone aumentar exponencialmente las posibilidades de gestionar esa información. Para ello se debe evitar la “digitalización incompleta” y, por lo tanto, aprovechar adecuadamente las nuevas herramientas digitales para incrementar la productividad y reducir riesgos en la gestión de nuestros proyectos, obras o activos.
Propiedades de los contenedores de información
Un contenedor de información debe tener asignado un único identificador (ID) y un conjunto de metadatos. El ID se suele formar con campos alfanuméricos separados por guiones, por ejemplo:
[PROYECTO] – [ORGANIZACIÓN] – [VOLUMEN CONSTRUIDO] – [TIPO] – [DISCIPLINA] – [NÚMERO]
Además de un ID, los contendores de información deben disponer de metadatos para su adecuada gestión. Como mínimo deberán asignarse un estatus (que determina el uso que se le puede dar al contenedor), un código de revisión y la clasificación del contenedor.
Ejemplos de estatus son: trabajo en curso (work in progress), compartido para información, autorizado para construcción, aprobado, aprobado con comentarios, rechazado, etc.
El cambio de estatus se realiza mediante los flujos de trabajo definidos previamente, en los que se confieren las posibilidades de cambio en función del rol y autoridad asignada a los componentes del equipo de proyecto (formado por el contratista, los subcontratistas y el equipo de dirección del proyecto u obra).
La gestión automatizada de los metadatos de estado y de versiones es una de las principales ventajas cuando se apuesta por emplear un Entorno Común de Datos. Es una vía segura para controlar el desarrollo de la información y para saber con absoluta seguridad si el documento que manejamos es el último aprobado, que no es poco.
¿Cómo es un contenedor de información?
Un contenedor de información es un conjunto componentes de información de diferente naturaleza (videos, pdf, libros Excel, archivos Word, etc) y de metadatos, que se asocian a un identificador único (ID) con el que se codifica cada contenedor. En consecuencia, un contenedor de información no es un archivo, en el sentido comúnmente entendido.
Para aclararlo mejor, os muestro en las dos imágenes siguientes sendas vistas del CDE de un proyecto real en el que he señalado el ID y diferentes metadatos. En este caso, la solución técnica utilizada el TP CDE de Thinkproject, que se ha completado con diferentes flujos de trabajo para configurar el CDE del proyecto.
En la primera vista se refleja la siguiente información en la cabecera de la vista (zona gris):
- Nombre del documento
- Código del documento (ID)
- Archivo (en este caso un pdf con un código igual al ID, pero con la versión de la revisión)
- Tipo [de documento] (se trata de un anejo)
- Código de revisión (es la versión 3)
En la segunda parte de la imagen se muestran los siguientes metadatos:
- Estatus (es el denominado P1 Aprobado)
- Estatus de revisión (se indica que la dirección del proyecto ha realizado consultas con la asistencia técnica y que está ha dado el Visto bueno)
- Archivo de comentarios (es una documentación adicional que recoge notas realizadas durante el proceso de aprobación y que la dirección del proyecto ha compartido con el equipo de desarrollo, el que produce la información)
- Adjuntos, (de acuerdo con el protocolo de información es el archivo editable del pdf).
- Disciplina, es la especialidad a la que corresponde. En este caso, a la de control [de equipos electromecánicos]
Transformación digital y uso de contenedores
Muchos responsables de organizar la información de un proyecto o de una obra limita su problema a dos cuestiones: a la creación de un árbol de directorios y, si cabe, a cómo va a denominar los archivos. Este modo de actuar simplemente traslada el sistema de trabajo tradicional al mundo de las nuevas tecnologías.
Con este enfoque nos limitamos a cambiar cajones de archivadores por directorios y documentos por archivos informáticos. Es más, cuando nos dicen que en un gestor documental no hay directorios (como sucede con ACONEX, de Oracle) entramos en crisis y somos reacios a su uso. En cambio, debiéramos pensar que los metadatos constituyen un medio más potente de localizar y organizar la información.
Por lo tanto. después de haber descrito y visto cómo es un contenedor de información, se comprende que un sistema de directorios aporta muy poco o nada al tipo de gestión que se necesita. Como máximo, guardaríamos allí el pdf del archivo, pero ¿qué pasará con el resto de la información tan importante que comentamos anteriormente? Pues, sencillamente, que no podríamos sacarle partido: no la utilizaríamos.
El manejo de contendores de información aumenta la eficiencia y seguridad de la producción y uso de la información de un proyecto, en definitiva, de su gestión. Sin embargo, existe el riesgo emplear un CDE como un mero contenedor de información obteniendo escasa ventajas de su potencialidad.
Por ello, para un uso adecuado del Entorno Común de Datos es imprescindible un cambio importante en el modo en el que afrontamos la gestión de la información: es necesaria una transformación digital, modificar nuestros procesos de trabajo.
Quizás lo más relevante es que debemos dedicar tiempo a planificar y definir la gestión de la información. Parte de esta planificación es pormenorizar los documentos que se crearán en el proyecto, determinar una estructura de desglose de contendores, y definir una configuración del CDE y de los flujos de trabajo.
¿Quién tiene que facilitar y configurar el CDE de un proyecto?
No quería finalizar este post sin proponer esta cuestión tan importante. La respuesta es muy clara: la dirección del proyecto o de la obra debe proporcionar y definir el CDE, sin lugar a duda. Así lo indica la ISO 19650 y, si lo pensáis bien, es lo más razonable. ¿Qué sucede si participan dos contratistas en la gestión de nuestro proyecto? Si la información generada debe formar parte del mismo proyecto (del mismo modelo de información del proyecto en términos BIM), no tiene sentido que trabajemos con dos CDE.
Una vez más vemos como los nuevos sistemas de gestión y de dirección de proyectos necesitan nuevas herramientas informáticas, pero sobre todo un nuevo enfoque hacia el trabajo colaborativo y un mayor grado de estandarización.
