Si la Fundación del Español Urgente (FundéuRAE) me hubiese encuestado, le habría dicho que mi palabra del año era “trabajo colaborativo”. Y es que cada vez más se habla de trabajo colaborativo en el sector de la ingeniería y de construcción. En los dos últimos post, por ejemplo, os presenté Last Planner System, una metodología de planificación y control de naturaleza colaborativa. BIM también lo es, y le hemos dedicado varias entradas.
En el fondo, creo que fomentar la digitalización del sector no es otra cosa que potenciar el trabajo colaborativo. El empleo de programas informáticos no es para mí lo nuclear, si no una herramienta que posibilita este enfoque del trabajo. Lo importante es sentir la necesidad de hacerlo así, de cambiar la mentalidad tradicional con todas sus consecuencias, pero sabiendo que necesitaremos herramientas para ello.
Es innegable que trabajar colaborativamente exige tenerlas a mano ¿Cómo está dotada vuestra caja de herramientas? ¿Sois de los que destrozan un cuchillo de punta para remover un tornillo, y a veces ni lo conseguen? ¿Creéis que ya tenéis los utensilios suficientes? ¿Tenéis curiosidad por encontrar herramientas que os faciliten el trabajo?
En esta entrada os presento un gran instrumento para trabajar eficazmente en equipo. Muchos lo tenéis a disposición, pero no sabéis siquiera que existe. Se llama Planner y forma parte habitual del paquete de Office 365. Es una puerta muy adecuada para comenzar a trabajar en equipo, colaborativamente, por supuesto.
¿EN QUÉ CONSISTE EL TRABAJO COLABORATIVO?
Trabajar colaborativamente es algo más que reunirse con los implicados en un proyecto o en una obra. Hablar es siempre importante y positivo, pero no es suficiente mantener reuniones para afirmar que trabajamos colaborativamente.
Me he asomado a internet para profundizar en este tema y me encontré sin mucho esfuerzo un buen artículo, “Trabajo colaborativo. Definición, beneficios, ejemplos y más”, que me parece muy clarificador, por lo que recomiendo su lectura. De él entresaco algunas reflexiones para este apartado.
Mediante el trabajo colaborativo un grupo de personas tratan de alcanzar un objetivo común. Esto exige comunicación y coordinación entre sus miembros, puesto que todos y cada uno juegan un papel fundamental para alcanzar la meta propuesta.
Los logros obtenidos corresponden a todos los miembros. Aunque cada miembro tiene asignadas tareas individuales y plazos de vencimiento propios, los resultados individuales aportan directamente a los del grupo.
Para trabajar colaborativamente es importante tener a punto las habilidades comunicativas y de relaciones interpersonales necesarias para lograr una comunicación eficaz. También es fundamental que la organización y los miembros que se incorporan a este sistema de trabajo acepten que el conocimiento y la información deben ser compartidos y accesibles para todos. Una asignatura pendiente en muchas organizaciones.
Hay diferencias entre el trabajo colaborativo y el trabajo en equipo. En este último, el grupo está jerarquizado, existen roles establecidos y los miembros deben ceñirse a sus funciones específicas. En un grupo que trabaja colaborativamente, todos los miembros se implican por igual y juegan un mismo papel, poniendo sus habilidades y conocimiento al servicio del grupo.
Mientras que en el trabajo en equipo prima la especialización, en el sistema colaborativo la participación no está limitada a las respectivas disciplinas, lo que aumenta la creatividad y el conocimiento mutuo del trabajo y se pueden abrir perspectivas interesantes.
¿USAS OUTLOOK COMO DESTORNILLADOR?
Me cuesta determinar cuando empecé a emplear el correo electrónico. Quizá hace veinte años, no más. Al principio se trataba casi de un sustituto de SEUR o MRW y del correo convencional. Desde luego, no era el centro de nuestro trabajo: podíamos cumplir nuestra función prestando escasa atención al ordenador.
No sucede lo mismo ahora. Cuando por algún motivo se cae el sistema informático o el Outlook no va, prácticamente no sabemos trabajar. De hecho, una de las primeras acciones diarias del trabajo es consultar el correo, si es que no lo hemos hecho ya en casa desde nuestro teléfono.
El paso de una situación a otra, de ser una herramienta auxiliar para convertirse un elemento imprescindible, ha sido gradual, quizás gradualmente acelerado, al menos para mí. Y ya no es solo que yo lo utilice más, es que no paran de entrar notificaciones, avisos, alertas, convocatorias de reuniones, etc. Para muchos, el correo electrónico se ha convertido en una pesadilla.
Tengo la impresión de que el progresivo protagonismo del email en nuestras vidas profesionales no ha sido acompañado con una mejora de su uso. Incluso sus nuevas prestaciones las empleamos de un modo muy tosco o, directamente, las desconocemos.
Por ejemplo, la posibilidad de enviar adjuntos cada vez de mayor tamaño la aprovechamos para convertir Outlook en un gestor documental “de facto”. En él buscamos la última versión de un documento o de un informe. La opción de crear grupos la empleamos para enviar comunicaciones de muy desigual importancia y lo hacemos para todos los miembros, por si acaso. La asignación de “para” y “con copia” parece que la rifamos entre los destinatarios de modo que no se sabe quien es el responsable de la acción a la que se refiere el correo… y así podríamos enumerar muchas más prácticas inadecuadas e ineficientes.
Efectivamente, empleamos el Outlook fuera de su aplicación prevista o con un uso muy reducido de su potencial, como si utilizáramos un cuchillo de punta para sacar tornillos. ¡Creo que urge revisar nuestra caja de herramientas!
MICROSOFT PLANNER EXISTE… ¡Y NOSOTROS SIN SABERLO!
Hace unos cinco años participé junto con algunos compañeros de trabajo a una jornada sobre herramientas de gestión que organizaba el Centro de Novas Tecnoloxías de Galicia (CNTG). Allí nos presentaron varias herramientas de interés, entre las que se encontraba Trello. Enseguida nos apuntamos a la versión libre y vimos que era un modo muy eficaz de organizar nuestro trabajo.
El problema es que Trello no estaba integrado en el sistema de gestión de la empresa, de modo que generamos una especie de islas organizativas con una difícil implementación a nivel de organización. Pero resultó que, cotilleando en los programas asociados al paquete de Microsoft 365, nos topamos con Planner y vimos que básicamente tenía el mismo objeto y funcionalidades de Trello. Esa integración potencia y facilita enormemente su uso generalizado en la organización y por ello reconsideramos el empleo de un programa de este tipo en nuestro trabajo diario.
En la figura 1 se muestra el aspecto de un espacio de trabajo de Trello. En este ejemplo se trataba de organizar una serie de presentaciones entre cuatro miembros, cuyos avatares se muestran en la esquina superior derecha del tablero.
Las actividades del proyecto se desglosan en tarjetas que este caso se agruparon en tres listas: “To Do”, “En Curso” y “Terminado”. La asignación de los miembros del equipo se materializa arrastrando sus avatares a la esquina de la tarjeta. Las tarjetas también se arrastran mediante el ratón, como si se tratase de un panel real.
En la figura 2 se muestra el contenido de una tarjeta. Incluye, entre otra información, una fecha de vencimiento, la descripción de la tarea, archivos adjuntos, una lista de comprobación de los diferentes pasos y una zona para escribir notificaciones o mensajes.
Los miembros del equipo que tienen asignada esta tarea (tarjeta) recibirán en su correo las notificaciones sobre la actividad desarrollada, del modo que deseen configurarlo.
En la figura 3 se muestra el aspecto de un tablero de Planner. Como se aprecia, es muy similar al de Trello, quizás menos amigable, pero con la indudable ventaja de estar integrado en Outlook.
De esta forma, además del registro de mensajes que dejemos en cada tarjeta, podremos escribir mensajes de interés general para el grupo y que no se refieren exclusivamente a la actividad de una tarjeta. Estas notificaciones se pueden recibir en el buzón de entrada o se pueden consultar entrando en el área de grupos de Outlook.
Por último, os muestro el cuadro de control de un proyecto que estemos gestionando con Planner. En él se muestra como van las diferentes tareas, el estado de avance en su conjunto, en referencia a la columna en que se hayan agrupado y en función del responsable asignado asignación.
No es objeto de esta entrada describir y detallar las diferentes opciones y modos de configurar este potente programa. Hay multitud de tutoriales, aunque ambos programas (Trello y Planner) tienen un funcionamiento muy intuitivo. Quizá lo más importante es cómo organicemos el trabajo para que el control sea el realmente necesario.
Os animo a emplear Planner como iniciación al trabajo colaborativo en pequeños proyectos antes de saltar a organizaciones más exigentes y complejas. ¡Ánimo, que sabemos hacer cosas mucho más difíciles!
