Digitalización y gestión de la información
Cuando se produce un avance tecnológico significativo no es suficiente con replicar el modo previo de trabajar. Para desplegar las nuevas posibilidades es necesario cambiar nuestros antiguos procesos y métodos de trabajo e incluso el esquema mental con el que se abordan.
La revolución digital, a la que el sector de la construcción no es ajeno, significa algo más que la posibilidad escanear los documentos para ahorrar papel y espacio. Además, el uso inadecuado de las nuevas herramientas puede introducir disfuncionalidades como es el intercambio descontrolado de información.
En definitiva, puede suceder que la facilidad para compartir información acabe siendo un problema en lugar de una ventaja. Esto se debe a que no conocemos las nuevas funcionalidades y posibilidades de gestión que nos ofrece el mundo digital. Los “contendores de información” son un claro ejemplo.
Archivos y contenedores de información
Un contenedor de información es un “conjunto de información persistente y recuperable desde un archivo, sistema o aplicación de almacenamiento jerarquizado” (ISO 19650–1). Es una definición aparentemente simple, pero que abre un campo insospechado de posibilidades.
Un pdf de una tabla es un contenedor de información, pero también lo es el libro Excel con la que se creó; lo mismo podríamos decir de la una vista en pdf de un cronograma y el archivo editable que lo generó. Los pdf son archivos que contienen mucha menos información que los respectivos archivos editables que los generaron.
Si en la gestión de un proyecto o una obra nos limitamos a utilizar pdf como único formato de documentos nos estamos limitando al uso de información no estructurada: solo vemos la información que hemos “fijado” en ese documento, pero no podemos extraer nuevas conclusiones eficientemente ni conocemos las bases de los resultados visibilizados.
No cabe duda de que si el productor de la información (por ejemplo el contratista que nos envía un cronograma) nos comparte una vista en pdf junto con el archivo editable correspondiente, nuestra capacidad de análisis y de uso de esta información se multiplica exponencialmente. Ello se debe a que empleamos contenedores de información estructurada.
Razón de ser del contenedor de información
Parece razonable en muchas ocasiones compartir los documentos pdf y los editables asociados. Para ello debemos saber con claridad cual es la versión del pdf aprobada y relacionarla inequívocamente con su archivo editable: todo un reto.
El uso de contenedores de información soluciona este y otros muchos problemas de la gestión documental. Este nuevo ente tiene un código ID que lo identifica unívocamente y una serie de metadatos que facilitan su gestión (la versión y su estatus son los más relevantes).
Esta especie de caja contiene el archivo del documento que se gestiona con el formato más apropiado, pero también puede alojar una amplia variedad de información adicional como el documento editable del que se obtuvo, documentos adjuntos, comentarios de revisión, etc. El nombre del archivo puede ser distinto al del contenedor, ya que el elemento objeto aprobación y de versiones es el contenedor, no el archivo en si.
En resumen, el uso de contenedores de información supera la asimilación del esquema físico de armarios, archivadores y papeles a la gestión mediante directorios, subdirectorios y archivos. El árbol de directorios, que es la herramienta más convencional de organización, se sustituye simplemente por tantos metadatos como número de ramas de nuestro esquema de carpetas. Así de sencillo y de flexible.
Además, un contenedor de información permite compartir de una forma segura y univoca información estructurada y no estructurada, lo que multiplica exponencialmente su uso para derivar resultados empleando medios informáticos.
Ahora bien, la gestión adecuada de los contenedores de información exige utilizar soluciones técnicas que, además de funcionalidades propias de los repositorios de archivos, incluyan flujos de trabajo para la gestión de los estatus (de los permisos de uso) de estos contenedores y, por lo tanto, de los documentos incluidos en él.
Test de comprobación final
Una prueba muy clara de que entendemos el concepto de contenedor de información y las ventajas que aporta es si al planificar la información de la gestión de un proyecto o una obra no hablamos de árbol de directorios, sino de estructuras de desglose de contenedores.
