La previsión de certificaciones mensuales es una información relevante tanto para la organización del contratista como para la del promotor. El jefe de obra puede proponer una empleando aproximaciones con menor o mayor grado de complejidad. Así, puede salir del paso basándose en su intuición y en las experiencias previas, o mediante una planificación detallada de la obra.
Es indudable que una aproximación intuitiva no ofrecerá explicaciones creíbles sobre la diferencia entre la evolución real de la obra y esas estimaciones. Pero, por extraño que parezca, las previsiones obtenidas de una cuidada planificación también pueden ser insuficientes y engañosas.
El empleo de herramientas complejas puede dar resultados muy precisos, pero erróneos. Y es que en muchas ocasiones la idoneidad de los resultados depende más de la metodología que de las características de las herramientas utilizadas.
En esta entrada veremos por qué una planificación de obra mediante un programa contrastado como MS Project puede ofrecer unas previsiones de certificaciones erróneas. Trataremos de ver cómo sacar el máximo partido de esa herramienta para dar una respuesta fiable.
El papel de las holguras
La representación de las actividades en un cronograma no debe entenderse como una visualización exacta de lo que va a suceder en la obra. Es más interesante y útil pensar que se trata de una representación gráfica que refleja las relaciones lógicas entre las actividades que la componen. Esta es la gran diferencia entre planificar una obra intuitivamente mediante una hoja Excel o empleando un programa específico, como MS Project.
Las reglas lógicas que gobiernan las relaciones entre las actividades son los vínculos entre las tareas predecesoras y sucesoras, y las restricciones del comienzo o del fin de cada tarea. Aunque hay muchas opciones para programar estos vínculos y restricciones, los más aconsejables, con diferencia, son las relaciones de tipo “fin-comienzo” y que las tareas puedan “comenzar lo antes posible”.
Las relaciones de tipo “fin-comienzo” se deben interpretar adecuadamente y no de forma literal. Así, cuando decimos que una tarea comienza al terminar su predecesora no significa que el inicio real de esa actividad en la obra deba ser en la fecha en que finalice la predecesora. La interpretación adecuada es que la actividad sucesora incluye solo la parte de esa actividad que resta por ejecutar cuando termine la predecesora (Opción 2 de la figura 1).
La relación “fin-comienzo” tampoco implica que la sucesora tenga que comenzar inmediatamente después de termina su predecesora. Y es que la restricción de “comenzar lo antes posible” nos indica precisamente eso: que es posible iniciarla, pero no que debamos hacerlo obligatoriamente. Es más, si la duración de una tarea sumada a su fecha de inicio ofrece una fecha anterior al inicio de su sucesora, significa que podremos retrasar su inicio sin generar retrasos en la obra. Disponemos de una holgura. (Tarea 14 respecto a la Tarea 15 de la Figura 1)
En general es conveniente trabajar contando con las holguras. De este modo podremos optimizar los recursos disponibles y, en su caso, absorber las pérdidas de rendimientos o las incidencias en la obra. Si adoptásemos la restricción contraria (“comenzar lo más tarde posible”), quizá la obra la ejecutemos en el plazo, pero no podremos hacer frente a ninguna incidencia que afecte a las duraciones de las tareas.
La línea base de avance en el control de la obra
El uso de la línea base del cronograma marca la diferencia entre una gestión intuitiva y una profesional. Con la línea base disponemos de una referencia fija de la planificación aprobada al inicio. De este modo, el control del plazo de la obra se basa en comparar la línea base con la situación de las actividades en un momento determinado, fruto del desempeño real de los trabajos.
Ahora bien, si además de las fechas de inicio y final de las actividades de la línea base consideramos los costes previstos para cada una de ellas y los representamos gráficamente obtenemos la línea base integrada. Se trata de una visualización de la previsión de costos a lo largo del tiempo. Es la típica curva en “S” de las obras como la línea roja de la Figura 2, que corresponde a una obra real.
Error a primera vista
En el ejemplo de la Figura 2 se esperaba que en el mes de octubre estuviesen ejecutadas una serie de actividades que suman 4.200.000 €. Sin embargo, las certificaciones emitidas son siempre inferiores a los valores previstos, y en ese mes solo llegan a 2.900.000 €. La conclusión inmediata es que la obra va retrasada y con un grado de avance del 69 %.
Posiblemente el jefe de obra, que obtuvo estos resultados después de una concienzuda planificación empleando MS Project, tenga un gran disgusto. Sin embargo, pese a que los importes certificados son menores de los comprometidos, tiene la impresión de que va a cumplir el plazo contractual. Es más, el cronograma actualizado a la fecha de control le dice que la obra va en plazo (línea a trazos en la Figura 2): ¿cómo es posible?
La respuesta esta en que la línea base obtenida con las tareas programadas con la restricción de “comenzar lo antes posible” no es adecuada para inferir retrasos en la obra a partir de las certificaciones.
En el mejor de los casos, la diferencia entre lo planificado y lo real (asimilado a lo certificado hasta esa fecha) nos indica en qué medida la obra se ha ejecutado todo lo rápido posible. Se trata de una medida indirecta del grado de avance y por ese motivo, a esta línea base la podríamos denominar “línea base de avance”.
Obtención de la línea base de certificaciones
Para determinar si con las certificaciones emitidas vamos por el buen camino para cumplir el plazo de la obra debemos cambiar la referencia; debemos obtener otra línea base.
Para ello necesitamos determinar el rango inferior de las previsiones de certificaciones con el mismo plazo de ejecución. Esto lo obtenemos sin más que cambiar las restricciones para que las tareas se ejecuten “lo más tarde posible”. Hecho esto, grabamos los resultados y volvemos las tareas a su situación inicial, manteniendo las holguras para posteriores controles.
En la Figura 3 se representan ambas curvas y las certificaciones reales emitidas hasta octubre de 2023. Ahora se comprende que cumpliendo el plazo, probablemente las certificaciones se sitúen entre ambas curvas. Visto de otra manera: para deducir si estamos en riesgo de incumplir el plazo, debemos emplear una referencia adecuada: la línea base de certificaciones. (Línea verde en la Figura 3)
Conclusiones
Para emplear el importe de las certificaciones de una obra en el control de su avance es necesario establecer una referencia apropiada, una línea base.
Los métodos intuitivos o excesivamente simplistas, como emplear una hoja Excel o utilizar la experiencia, no ofrecen resultados satisfactorios.
Para obtener resultados ajustados a la realidad es imprescindible emplear un programa especifico de programación, como MS Project, utilizando la línea base como elemento de comparación.
La referencia de comparación para el control del avance mediante los importes de las certificaciones debe ser una línea base del cronograma obtenida cuando las restricciones sean “lo más tarde posible”.
