No hay duda de que para gestionar un proyecto o una obra es importante disponer de un adecuado sistema de gestión documental. Pero en el caso de emplear BIM, es totalmente imprescindible.
Las prácticas habituales de gestión documental son ineficientes e inaplicables a los nuevos esquemas de trabajo, ya que limitan el trabajo colaborativo y las potencialidades de la digitalización.
Normalmente la gestión convencional de la documentación consiste en reproducir las prácticas analógicas, pero con soporte digital, y gira en torno a un árbol de directorios que estructura el repositorio empleado. Con este sistema, la búsqueda de cualquier documento puede ser muy difícil y frustrante.
El enfoque propuesto se basa en la ISO 19650. Algunos elementos básicos son ampliar el concepto de documento a contenedor de información y utilizar un identificador alfanumérico completado con un conjunto de metadatos asociado a cada uno de ellos. Este cambio y el empleo de una aplicación informática adecuada mejoran exponencialmente la gestión de la información.
Para lograr esta mejora en la gestión de la documentación es necesaria una labor previa de planificación, que no resulta sencilla, pero el esfuerzo se compensa con creces por las mejoras obtenidas y por la posibilidad de estandarizar el sistema para su aplicación a otros proyectos y obras de la organización.
GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES Y GESTIÓN DOCUMENTAL
Gestión de las comunicaciones
La gestión documental es una parte de la gestión de las comunicaciones de un proyecto u obra. Según el PMBOK, “la gestión de las comunicaciones incluye los procesos necesarios para asegurar que las necesidades de información del proyecto y de sus interesados se satisfagan a través del desarrollo de objetos y de la implementación de actividades diseñadas para lograr un intercambio eficaz de información”.
Actividades de comunicación son las reuniones y presentaciones. Objetos de comunicación pueden ser correos electrónicos, medios sociales, informes del proyecto y la documentación del proyecto (la que se emplea para la gestión de los procesos). Por lo tanto, la gestión documental se refiere una parte de los objetos empleados en la gestión de las comunicaciones.
En un proyecto o en una obra debemos prestar atención tanto a las actividades de comunicación como a los objetos de comunicación. Esto último lo hacemos con la gestión documental.
Gestión documental
La gestión documental es la disciplina que planifica, dirige y controla de forma sistemática y eficiente la creación, recepción, captura, organización, clasificación, almacenamiento, acceso, uso, mantenimiento, distribución, trazabilidad y disposición final de toda la documentación generada o recibida durante el ciclo de vida del proyecto (desde la concepción hasta la operación y mantenimiento del activo construido).
La gestión documental debe garantizar la autenticidad, integridad, accesibilidad, fiabilidad y usabilidad de los documentos para apoyar los procesos de producción el cumplimiento normativo y el control del proyecto o de la obra.
El ámbito de la gestión documental es muy amplio y comienza con su planificación. No obstante, esta entrada se dedica solo a dos aspectos de los aspectos señalados: la clasificación y, de modo parcial, al almacenamiento de los documentos.
CLASIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL DE DOCUMENTOS
El árbol de directorios es la opción más primaria para organizar la gestión documental. Se suele poner todo el empeño en definir la mejor estructura para guardar y localizar los documentos, con el convencimiento de que no hay otras alternativas al uso de los directorios. Si además se emplea un gestor en la nube, se genera una falsa sensación de haber digitalizado la gestión.
En realidad, este enfoque es una mera réplica digital de las prácticas convencionales de trabajo en papel, pero no aprovecha mínimamente las ventajas de la digitalización ni ofrece sustanciales mejoras en el uso de los documentos. Por ejemplo, la localización de un documento va a depender, primero, de dar con el directorio previsto y luego, con el archivo correcto. Aun así, no tenemos fácil saber si es el último, o si está aprobado. Esto genera ineficiencias y errores que pueden evitarse.
CLASIFICACIÓN Y ALMACENAMIENTO CONVENCIONAL SEGÚN LA ISO 19650
La ISO 19650 no incluye instrucciones de uso directo para la gestión documental, pero da una serie de directrices que marcan un camino alternativo a la gestión convencional. Una de las principales es preconizar el uso de los contenedores de información como unidades de gestión documental. Esto significa superar el concepto de documento asociado únicamente a un archivo pdf, por ejemplo.
Un contenedor de información incluye el documento principal, pero también otro tipo de información asociada. Por ejemplo, los comentarios de la revisión, un archivo auxiliar o el archivo editable del documento.
En segundo lugar, la ISO 19650 propone asignar un identificador único (ID) a cada contenedor. El ID está compuesto por una serie de campos representativos acordados previamente, separados por un delimitador (pueden ser puntos o guiones, por ejemplo).
En tercer lugar, además del identificador único, esta norma dice que se deben asignar como mínimo dos metadatos: el de estado (que determina el uso que puede darse a ese contenedor) y el número de revisión. Los estados de la información que prevé la ISO son: trabajo en curso, compartido, publicado y archivado.
En cuarto lugar, se debe registrar el nombre del usuario y la fecha cada vez que se cambie el estado de un contenedor de información. Y en último lugar, se debe controlar el acceso a los diferentes contenedores de información.
Para aplicar estos principios en los proyectos o en las obras, que inicialmente suponen una mayor complejidad, se debe disponer de una solución técnica, (un programa de gestión documental) que facilite el cumplimiento de estas exigencias.
Sin embargo, disponer de un programa de gestión (de una solución técnica) no es garantía de éxito. Su uso debe estar precedido de una planificación de los documentos necesarios, de la composición del identificador único (ID), y de sus metadatos. También se debe establecer los estados de gestión de los contenedores y con qué flujos de trabajo se cambian.
Es importante, y casi imprescindible, planificar qué documentos se van a emplear y predeterminarla aplicación de los campos del ID y de los metadatos. Esto permitirá automatizar la creación del ID y la asignación correcta de los metadatos. Encaso contrario, cada vez que subamos al gestor un documento habrá que tomar muchas decisiones y es muy probable cometer errores.
La buena noticia es que para configurar un sistema de gestión documental no es necesario programas complejos: se trata de listar los documentos previstos, nombrarlos y seleccionar atributos para conformar un ID útil y eficaz. Una simple Excel es una excelente opción.
EJEMPLO DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
Composición del ID
Esto es un ejemplo de ID: OC034-SolAutAmpliaciónPlazo-UTE-DEL-SOL-PLZ
En este caso, el ID se forma con los siguientes elementos, que se escriben con los respectivos acrónimos:
- Clave de la obra: OC034
- Nombre abreviado del documento: SolAutAmpliaciónPlazo
- Organización creadora: UTE
- Tipo documental: Solicitud
- Disciplina de gestión: Plazo
Se llama la atención sobre que el ejemplo de ID no incluye la versión. Eso es lo correcto, ya que el ID interviene en la generación de nuevas versiones. Así, cuando se detecta la repetición del ID, se debe crear una nueva versión. Es importante que el número de versión se genere automáticamente dada la importancia que tiene el control de versiones en un proyecto.
Metadatos
De acuerdo con la ISO 19650, se deben incluir al menos el metadato de estado y el de revisión. En este ejemplo el estado podría ser “Compartido” y la versión “V01”.
Pero es posible añadirle otros metadatos, como, por ejemplo, un documento adjunto, una fotografía, la fecha de presentación, etc.
METADATOS Y CARPETAS DE ARCHIVOS
El sistema de asignación de metadatos permite incorporar como tales los diferentes niveles de carpetas asociados a cada contenedor de información para que la solución técnica la coloque en un árbol de directorios definido.
De este modo, cuando accedemos a un directorio, en realidad estamos aplicando un filtro al registro completo de contenedores de información, aunque aparentemente se asemeje al uso convencional de directorios.
Se comprende fácilmente que un sistema de metadatos es una manera mucho más ágil de localizar un documento. Por ejemplo, filtrando por el tipo de documento y por la disciplina se acota el número de documentos de interés.
CONCLUSIONES
La gestión convencional de la documentación, basada en la estructuración de un repositorio mediante un árbol de directorios es ineficiente y está muy lejos de obtener las ventajas que supone la digitalización plena de la gestión documental. Por supuesto, es inviable para una gestión BIM tal y como se define en la ISO 19650.
Las directrices de la ISO 19650 para la gestión documental de un proyecto o de una obra se basan, de un modo resumido, en el uso de contenedores de información a los que se le asocian un identificador único (ID) y una serie de metadatos que facilitan su posterior gestión y que como mínimo deben incluir su idoneidad para el uso (estado) y la versión.
Para gestionar estos contenedores de información se precisa de una aplicación informática que se debe completar con flujos de trabajo para efectuar los cambios de estado de modo controlado. La solución técnica y los flujos de trabajo forman lo que la ISO 19650 denomina Entorno Común de Datos (CDE).
El enfoque de la ISO 19650 exige un cambio radical respecto al modo convencional de gestionar la documentación. Para ello es imprescindible planificar los documentos que se van a emplear, definir la estructura del identificador único (ID) y establecer los metadatos que completan a los dos obligatorios.
La implantación de este nuevo enfoque es imprescindible para aplicar BIM, y exige cambios importantes en las prácticas convencionales. El gran esfuerzo que ello supone se compensa con creces con la mejora de la eficiencia de la gestión y con la estandarización de los procesos. De este modo se dispone de plantillas para aplicarlas en los sucesivos proyectos y obras de la organización. Sin lugar a duda, merece la pena el trabajo que supone.
