[#30] LOS RIESGOS DE UNA DIGITALIZACIÓN INCOMPLETA

Diferencias entre digitalización y transformación digital

Digitalización y transformación digital son términos que aparecen recurrentemente cuando se habla de cambios para modernizar las organizaciones. Ambos conceptos están relacionados con la revolución de las tecnologías de la información, pero no son lo mismo.

La digitalización consiste en convertir a formato digital la información que empleamos en nuestro trabajo, o utilizar directamente información digitalizada en un entorno digital. También incluye el empleo de nuevas herramientas informáticas para llevar a cabo los mismos procesos, pero de un modo más eficiente.

La digitalización de una empresa no cambia la forma de trabajar en su esencia. Por ello, si la abandonásemos temporalmente en medio de proceso de digitalización, a nuestra vuelta la seguiríamos reconociendo en sus aspectos fundamentales

La digitalización es el paso previo para la transformación digital, que es un concepto mucho más amplio. Además de fomentar el uso de herramientas digitales, la transformación digital trata de adaptar el funcionamiento y los objetivos de la empresa a las posibilidades que ofrece el entorno digital exterior. Implica un cambio estratégico de la gestión de la organización y requiere una importante adaptación de las habilidades de su personal, en todos los niveles. En consecuencia, se crean nuevas estructuras y procesos de gestión.

El empleo de BIM en el sector de la construcción es un ejemplo de transformación digital y de la dificultad que entraña llevarla a cabo. En este post nos limitaremos a abordar cuestiones referidas a la digitalización.

El riesgo de un digitalización incompleta

Todos podemos acordarnos del sketch de una televisión alemana, allá por el 2012, en el que una hija le regaló a su padre un una Tablet que terminó usándola como tabla de cocina.

Creo sinceramente que muchas veces nos pasa algo parecido a lo de este abuelo: empleamos las herramientas informáticas sin cambiar un ápice nuestro modo de trabajar. No exploramos las posibilidades que nos ofrecen y, por ello, utilizamos un porcentaje escaso de sus potencialidades.

Y aún puede ser peor si las empleamos mal y creamos nuevos problemas disminuyendo su eficacia potencial. Un ejemplo claro es lo que sucede con el correo electrónico.

Efectivamente, Outlook es una herramienta poderosísima con la que compartimos eficientemente información y documentos. Con su empleo, hemos prácticamente desterrado el correo postal y la mensajería. Ahora bien, como resulta tan fácil de utilizar, atiborramos a nuestros colaboradores con infinidad de comunicaciones, incluso en materias que no son de su incumbencia o para asuntos ajenos a su responsabilidad. Pero lo más reseñable y preocupante es que lo acabemos convirtiendo en nuestro gestor documental: ahí buscamos la última versión de los documentos. Outlook no está pensado para eso.

A esta situación la podemos denominar digitalización incompleta. Muchas organizaciones pudieran considerar que el uso correcto y óptimo de los programas es parte de las habilidades personales que deben aportar sus empleados. Sin embargo, este déficit puede representar para la empresa un sumidero de horas de trabajo y una importante fuente de ineficiencia y de insatisfacción personal.

Para optimizar el grado y la calidad de la digitalización se me ocurren dos tipos de acciones: mejorar el uso de las herramientas informáticas con el objetivo último de potenciar el trabajo colaborativo, e introducir en los procesos existentes nuevas herramientas para hacerlos más eficientes.

Mejoras en el uso de herramientas informáticas enfocadas al trabajo colaborativo

Lo dicho sobre el correo electrónico se aplica a otro de los programas más empleados en una organización: Microsoft Word. En este caso, infinidad de usuarios se olvidan de que se trata de un procesador de textos y no de una máquina de escribir.

Solo tenéis que activar en un escrito Word las “marcas de párrafo” para ver a lo que me refiero. Es sorprendente, incluso en documentos procedentes de áreas eminentemente administrativas, el grado de desorganización interna y de falta de configuración que manifiestan estás marcas. Podemos extender este déficit de uso de MS Word a otras cuestiones como son el empleo de los estilos, de las tablas de contenidos, de las tablas, etc.

Con una visión miope del proceso de digitalización, se podría pensar en que generar un documento Word bien configurado es una cuestión de ámbito personal, como la elección escribir con dos o con diez dedos. Pues bien, este juicio está olvidando que uno de los objetivos de la digitalización es promover y facilitar el trabajo colaborativo. En estas condiciones, si otra persona va a trabajar sobre un documento desconfigurado, perderá tiempo y lo hará con menor eficiencia. La empresa debería tomar nota.

Esto mismo sucede con AutoCAD. No es suficiente con que la imagen del plano impreso sea más o menos correcta. Con seguridad, necesitaremos compartirlos para que otras personas trabajen con ellos, por lo tanto es muy importante que la configuración del archivo responda a determinados criterios conocidos, compartidos y, a ser posible, asociados a un estándar.

Podemos poner muchos más ejemplos de casos de digitalización incompleta, pero estos son suficientes para ilustrar en que consiste y sus posibles efectos.

Acciones formativas sobre herramientas informáticas

Pienso que los cursos de informática genéricos resultan poco útiles a efectos de conseguir la digitalización plena. Pueden darnos una panorámica de las herramientas y de sus posibilidades, pero en aspectos que no siempre serán de interés para mejorar el trabajo cotidiano.

Como decía en mi anterior entrada, “la inteligencia trabaja para el estómago, no al revés”. Por lo tanto, la mejor manera de aprender y sacarle partido a las herramientas es focalizar la atención en la resolución de los problemas concretos que nos acucien y encontrar “trucos” y opciones que mejoren pequeñas parcelas de nuestro trabajo. Por lo tanto, más que de cursos genéricos, se trata de aprender haciendo el trabajo que necesitamos.

También es muy importante desarrollar una cultura de la mejora continua de nuestras habilidades y de compartir el conocimiento. Esto exige también humildad para estar dispuestos a aprender de cualquiera que aporte mejoras, en este caso, del uso de las herramientas informáticas.

Creo que este punto de mejora de la digitalización puede desarrollarse desde el ámbito personal. No hay porque esperar a que nuestra organización se ocupe de ello, aunque sería lo más razonable. Por suerte, en la actualidad el conocimiento lo tenemos a nuestro alcance sin más que asomarnos a internet.

Nuevas herramientas para la mejora del nivel de digitalización

Aunque en un proceso de digitalización no se cambian los procesos de trabajo, es muy importante que los directivos, los mandos intermedios y los propios empleados “levanten la cabeza” y exploren nuevas herramientas de realizar el mismo trabajo, pero con mayor eficiencia. Voy a proponer dos ejemplos de ello, integrados en Office 365: Planner y Stream.

Planner, una estupenda opción para organizar tareas

Se trata de una herramienta similar a Trello, que quizá fuera su precedente, orientada a organizar equipos de trabajo. Para ello emplea tarjetas para cada actividad en las que se indica el personal asignado y se incluyen listas de comprobación, fechas límite, documentos adjuntos, etc.

Cuando se completa una acción se genera una notificación en la propia tarjeta y se va registrando el número de tareas pendientes para cada proyecto y de cada miembro del equipo. En la tarjeta se van anotando las novedades y notas, a modo de wasap, lo que permite compartir información y documentación exclusivamente con los miembros del grupo concernidos por esa actividad.

Mediante Planner se gestiona mejor el trabajo porque se asignan tareas concretas controlables y, además, se descongestiona el Outlook de estos correos o conversaciones asociadas a cada tarea.

Stream, un canal de videos integrado en office 365

Stream es un programa que he empleado para mejorar la transmisión de información en el ámbito de mi organización. Se trata de una especie YouTube integrado en Office 365 de la empresa, que permite grabar videos e incorporar contenidos audiovisuales organizados en canales, para ponerlos a disposición de la organización.

Después de haber escrito infinidad de manuales en formato texto para explicar, por ejemplo, como actualizar un cronograma, me di cuenta de que no era la opción más eficaz. Así que decidí grabarlos en vídeos. Esto ha aportado ventajas importantes: la información visual es más adecuada para explicar estos temas, no tener que repetir la misma explicación me ahorra tiempo para dedicarlo a otras tareas, y la información está disposición de los interesados en el momento necesario y en tantas ocasiones como precisen.

Conclusión

Todos y cada uno de nosotros estamos participando en un proceso de digitalización de nuestras organizaciones en la medida en que éstas pongan a nuestra disposición herramientas informáticas para gestionar la información en el ámbito digital.

Sin embargo, la incorporación de estas nuevas herramientas suele ser incompleta o desenfocada. Debemos adaptar nuestro modo de trabajo a las nuevas prestaciones que ofrecen los programas y enfocar su uso al trabajo colaborativo. Para ello es necesaria una actitud individual proactiva .

Podemos y debemos explorar las opciones que nos permiten salir de una digitalización incompleta sin esperar a que nuestra organización lo haga por nosotros. Las mejoras en las condiciones en las que desempeñamos nuestro trabajo redunda en calidad del clima laboral de nuestro entorno. Solo eso es suficiente recompensa.